L’arborescence des fonds spécialisés de la BUA a d’abord été implantée dans la base de formation/brouillon de Calames : deux groupes de fonds (Centre des Archives du Féminisme et Fonds littéraires). Le premier groupe se subdivise en Fonds féministes associatifs et en Fonds féministes personnels, le second contient trois composants : Fonds d’auteurs, Fonds de l’Ecole de Rochefort et Fonds associés aux fonds littéraires. Cette arborescence à quatre niveaux reprend en partie celle qui figure sur le site web de la BU d’Angers, dans la rubrique Fonds d’archives, avec quelques différences concernant les fonds littéraires. Dans Calames, les fonds d’auteurs précèdent les fonds de Poètes de l’Ecole de Rochefort et les fonds associés, amenés à s’accroître, constituent un dernier sous-groupe indépendant. Entre chaque fonds, des numéros d’ordre ont été laissés vacants pour permettre l’insertion de futurs fonds. A partir de cette organisation intellectuelle, les deux catalogueuses ont pu commencer à travailler dans la base de formation pour tester l’outil.

Avant 2006, quelques documents avaient été signalés dans la base Palme à titre de tests. Ces notices Palme ont été dépubliées car elles n’ont pas pu être incluses dans l’arborescence des fonds. Néanmoins elles sont conservées, ne serait-ce que pour garder la trace de ces tests d’encodage Palme originel.
Il a été choisi de commencer par cataloguer les fonds dont les inventaires respectaient le plus la norme archivistique ISAD(G) et de ne cataloguer dans un premier temps que les descriptions de niveau haut, c’est-à-dire les descriptions générales des fonds.
Avec le recul, il eut été préférable de travailler directement dans la base de production car il est possible de cataloguer dans cette base sans publier son travail. De plus, il a ensuite fallu migrer massivement 59 fichiers implantés dans la base de formation vers la base de production. Les liens entre fichiers ne furent pas conservés : il ne pouvaient l’être puisque leur numéro (ID) n’était plus le même dans la nouvelle base. La responsable des fonds spécialisés a dû recréer l’arborescence des fonds.
Pour réaliser une migration automatique, l’ABES a cependant pu fournir la même liste des fichiers avec les nouveaux numéros d’identification en base de production, afin de faciliter le travail de ré-inclusion.
Fin 2011, le choix a été fait de ne travailler qu’en base de production et de ne plus utiliser la base de formation pour éviter les problèmes de mise à jour d’une base par rapport à l’autre.

Le 4 décembre 2012