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vertPoint d’étape de printemps, il est temps d’annoncer l’heureux événement : Okina, l’archive ouverte angevine, est ouverte en v.1 depuis 2 mois maintenant. Pour le moment, l’accès est réservé à la communauté angevine, et nous espérons une inauguration officielle au dernier trimestre 2014.

En attendant, le travail se poursuit. La peinture est encore fraîche, nous apportons des retouches ici ou là…

Développements

Côté technique, l’essentiel y est, et même un peu plus : création de notice ou import automatisé, diffusion des fichiers entièrement paramétrable, édition de listes (plusieurs modèles, plusieurs styles bibliographiques, plusieurs formats d’affichage et d’export), moteur de recherche “facetté”, profils chercheurs, etc.
Nous commençons les développements et paramétrages pour permettre la gestion des tirés à part sur les documents en accès restreint. Restera bien entendu le connecteur HAL, et nous attendons impatiemment le passage en production de HAL v.3 pour nous lancer dans ce développement.

Accompagnement

Huit laboratoires ont été intégrés : SOPAM, SONAS, MOLTECH, LARIS, GRANEM, CERHIO, 3L.AM, LAREMA. Cela signifie que leurs notices bibliographiques ont été reprises par un membre de l’équipe AO (Emmanuel Lemoine ; l’équipe compte deux autres personnes, Baptiste Judic, développeur, et moi-même) pour la période 2008-2012, et que nous formons les chercheurs au dépôt pour qu’ils soient autonomes pour la suite. Aujourd’hui 2 juin, une soixantaine de chercheurs ont bénéficié d’une formation pratique (en plus des présentations générales), Okina compte 2807 références bibliographiques, dont 193 avec texte intégral. Les retours sont positifs, la simplicité d’utilisation saluée (c’était un objectif important).
Nous poursuivons le travail de promotion et de formation auprès des chercheurs “1ère vague” ; parallèlement, l’intégration de nouveaux laboratoires est en cours.

[Crédit photo : Sans titre, Sabrina Jelken – CC BY-NC-SA]

Combien ça coûte ?

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Pour répondre à une sollicitation concernant le coût de notre projet, voici un bref inventaire des moyens mobilisés.

Équipements

Lors d’un premier chiffrage estimatif, réalisé avec la direction du pilotage de l’Université, les frais techniques (mise en place d’une machine virtuelle, son administration, sa maintenance, ses sauvegardes, l’ajout d’espace disque) ont été estimés par la direction du numérique à un peu moins de 12000€ HT sur 5 ans.

Archivage

Si l’archivage pérenne est assuré par le CINES, l’abonnement au service coûte environ 5000€ HT par To et par an.

Ressources humaines année 2013-2014

La lettre de mission, datée de mai 2013 et signée du Président, mentionne les RH dévolues au projet de 2013 à août 2014. En théorie sont mobilisés un bibliothécaire chef de projet (temps plein), un bibliothécaire contractuel (temps plein), un développeur (temps plein), un ASI recherche à mi-temps, + une assistance à la maîtrise d’ouvrage, assurée par un ingénieur de recherche de la direction du numérique, pour notamment faciliter le travail inter directions.

Dans les faits, l’équipe est constituée d’un développeur à temps plein, mis à disposition par la DDN et remplacé localement par un contractuel (= 1 recrutement), d’un pseudo-bibliothécaire à temps plein (qui n’a de bibliothécaire que le rattachement ; il a travaillé dans un laboratoire sur la gestion des références bibliographiques et la production de rapport AERES, et est chargé de la reprise du rétrospectif des laboratoires pilotes puis de la formation des chercheurs au dépôt ; = 1 recrutement contractuel), et d’une bibliothécaire chef de projet. Nous travaillons ponctuellement avec les autres services (direction de la recherche, service communication, direction du numérique, service bibliothèque numérique, …), sur des points précis (AMO, référentiel des laboratoires, extractions Apogée/Harpège, communication, etc).

Soit, en résumé, mobilisation d’une bibliothécaire “existante” + 2 recrutements contractuels.

[Edit : pas de coût de logiciel puisque nous utilisons un logiciel libre, Drupal, sans recours à un prestataire extérieur.]

Point d’étape de rentrée

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La nouvelle année universitaire démarre, l’occasion de faire le point sur les avancées des derniers mois.
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Lettre de cadrage et gestion de projet

D’abord, suite aux différents votes en CS et CA, l’archive recherche est désormais un projet universitaire officiellement mandaté par Jean-Paul Saint-André, président de l’UA. Je suis chargée de ce projet, que cadre une lettre de mission stipulant les objectifs, les échéances, les moyens affectés, ainsi que les autorités de référence (à savoir : comité de direction de l’Université pour le suivi global, Florence Even, directrice générale adjointe chargée des fonctions support et recherche, et Stéphane Amiard, vice-président délégué au numérique).

Moyens humains

L’équipe s’est récemment étoffée :

  • Anne-Laure David, DDN, accompagne le volet technique du projet et assure l’assistance à maîtrise d’ouvrage
  • Baptiste Judic, développeur, DDN, travaille depuis juin 2013 sur la future archive
  • Emmanuel Lemoine, contractuel BU depuis le 1er septembre, a entamé la reprise des publications 2008-2012 des laboratoires pilotes.

Coopération avec les laboratoires

Tous les laboratoires ont été contactés pour une présentation. Les laboratoires rencontrés au 31 août 2013 sont les suivants :

  • Santé : GEIHP, GEROM, LNBT, CRT, BNMI, SOPAM
  • Végétal : BIAF, IRHS, SONAS
  • Matériaux : LPHIA, MOLTECH
  • MATH-STIC : LASQUO, LAREMA
  • LLSHS : CERIEC, Centre Jean Bodin, CERHIO, CRILA, 3L.AM, GRANEM

Parmi ces laboratoires, huit ont accepté d’être pilotes : MOLTECH, GRANEM, 3L.AM, LAREMA, SOPAM, SONAS, CERHIO, CRILA. Le travail est en cours avec eux.

Calendrier

L’objectif est d’ouvrir une version bêta de l’archive au plus tard en mars 2014 (conformément à la lettre de cadrage), et d’y proposer les publications des laboratoires pilotes, dont les chercheurs devront avoir été formés au dépôt d’ici là (pour le courant à partir de 2013).
Tous les laboratoires seront ensuite intégrés, par vagues successives, jusqu’en mars 2015.

[Crédit photo : Go board, hatdow, CC BY-NC-SA]