Nous répondons à de [trop] nombreux mails sur la question de la réservation d’espaces de travail à la BUA. C’est signe qu’il est temps de faire un billet BUApro sur le sujet permettant aux collègues en mal de benchmarking de trouver facilement les données nous concernant. La personne ressource sur les questions techniques (Affluences, gestion courante) est Catherine Faïs et pour l’aménagement mobilier (et l’UX) c’est Frédéric Desgranges.

Le billet est structuré en 3 parties :

1. Typologie des espaces de travail collectif à la BUA
2. Méthodes d’évaluation des usages mises en oeuvre et problèmes rencontrés
3. Pistes de travail actuelles

I. Typologie des espaces de groupe à la BUA

Nous proposons 5 types d’espaces destinés à des usages “de groupe” à la BUA :

1. Zone Comm’ (BU Belle Beille)  – depuis 2008

• 2 plateaux de 500 m2 aménagés avec de grandes tables de 4 à 10 places | 300 places
• Travail de groupe, appels téléphoniques et conversations à voix haute autorisés
• Volume sonore environ 56 à 65 Db (ça peut être très sonore)
• Pas de réservation – privatisable pour des événements à l’échelle BUA ou UA (1 par an max)

 

• Taux d’occupation réel approximatif : pour 300 places environ 50 %, 80 à 90 % en période de forte affluence

Sa cousine Zone Calme, équivalente en surface, n’est guère plus calme, le “sonore” > “le silencieux”.

 

2. Carrés groupes réservables via Affluences (BU St Serge) – depuis 2016

• 9 salles de 15 à 25 m2, chacune aménagée en 2 modules de 3 à 7 places de hauteur et conforts différents (mobilier Steelcase 2016), avec surfaces d’écritures
• “Carrés groupes” + noms de villes : voir liste, mode d’emploi et photos sur http://bu.univ-angers.fr/reservation-groupe
• 17 modules réservables directement via Affluences (abonnement “Or” annuel pris par la BU, environ 2000 €, sans limitation du nombre d’espaces réservables) sur la base des adresses mail étudiants et personnels @univ-angers.fr avec règles limitatives : créneau de 2 heures max, 4 heures max par jour, 12 h max par semaine, 24 h maximum par mois pour une même adresse mail.
• Un accès par serrure à code programmables Spartime (environ 450 € pièce + maintenance annuelle pour 9 serrures de 1000 € environ) – très fragiles, peu convaincant même si facilite sans doute le respect des règles.
• Taux d’occupation approximatif pour 50 places, environ 60 % occupées – 80 % en période de forte affluence
• Peu d’usage des 2 écrans TV reliables à PC par VGA et HDMI (300 € pièce + support) mis à disposition. Problème de solidité de la fixation murale dans placo.

3. Carrés groupes non réservables (BU St Serge) – depuis 2004

• 16 salles de 8 à 25 m2, aménagés avec mobilier de bibliothèque classique
• “Carrés groupes” + noms de villes
• Premiers arrivés / premiers servis
• Taux d’occupation approximatif pour 60 places : environ 30 % occupées y compris en période de forte affluence

4. Grands Carrés groupes polyvalents (BU St Serge et BU Belle Beille) – en évolution depuis 2015

• 3 salles à St Serge (de 40 à 90 m2), 3 salles à Belle Beille de 60 à 110 m2
• “Carré” + noms de villes – Carmin, Sydney, Bamako, Conakry, Cracovie, Copenhague
• Partagés entre plusieurs groupes – mobilier modulable à roulette – matériel de vidéoprojection – sans réservation en journée + utilisables en formation BU + réservables sur demande motivée par associations étudiantes, formation continue UA, etc. via formulaire Contact dédié (environ 260 formulaires de demande reçus en 2018, en très forte hausse) : http://bu.univ-angers.fr/contact-resa-salle
• Taux d’occupation approximatifs pour 130 places : 50 % à 100% en période de grosse affluence.
• Choix de surfaces d’écriture métal émaillé après test non concluant d’une peinture véléda (fragilité du support aux usages inappropriés + chocs, incompréhension sur l’usage possible – les gens n’écrivent pas spontanément sur les murs)

5. Espaces détente

• 1 espace identifié à Belle Beille depuis le projet “Comme à la maison” (voir billet BUApro de Roman Spilotros) + un cluster canapé en zone Comm’ (pris d’assaut tous les matins) + 1 espace en restructuration à St Serge côté Maine.

II. Méthodes d’évaluation des usages mises en oeuvre et actions correctives

L’usage des BU pour les travaux de groupes n’est pas nouveau. Nous sommes partis pour nourrir notre réflexion, comme beaucoup, d’un constat de “bruit à la BU” attesté par les personnels et des commentaires libres très  abondants et très véhéments sur le sujet dans l’enquête Libqual de 2008.

Depuis voici les outils que nous utilisons pour suivre, année après année, ces usages :

1. Recherche sur les attitudes/opinions

• Enquête Libqual, tous les 3 ans 2008-2011-2014-2017, avec lecture et analyse textuelle des commentaires libres
• Entretiens brefs avec des étudiants de ces zones (peu structurés, mais ayant permis de déboucher sur le nommage avec noms de ville, la mise à disposition de prêt sur demande d’un plan permettant de repérer les carrés, identification de pratiques d’apprentissage informels par observation croisée sur la base de la question “comment avez-vous pensé à utiliser les surfaces d’écriture comme vous le faites” ?)

2. Recherche sur les usages/observations

• Comptage d’occupation : environ 10 comptages par an, sur les grandes zones avec compilation annuelle et analyse (ont permis de confirmer, sur les semaines test l’attractivité des zones Comm’ et Calme à Belle Beille, au delà des jugements exprimés dans les enquêtes sur “une bibliothèque doit être silencieuse”)
• Enquête Kikoiou : voir billet d’Elodie Cuissard sur ce comptage particulier, tous les 2 ans, permettant d’établir qui s’installe dans quelle zone
• Relevés au sonomètre dans les différentes zones
• Observations systématiques brèves (souvent demandées à nos visiteurs BUApro et au groupe Game) : comptage relatifs à la taille des groupes dans chaque espace, au matériel utilisé, aux postures, observations des places occupées en premier le matin, etc.
• Comptages ponctuels sur les carrés groupes + relevés du matériel déplacé
• Statistiques de réservations Affluences pour les 17 modules réservables (nombre de réservation heure, jour, semaine, nombre de réservations via l’application/via le site web/via les personnels, nombre d’annulations)

• Statistiques des formulaires contact de réservation “manuelle” des grands espaces polyvalents + statistiques Celcat pour les espaces aussi utilisés en formation documentaire
• Statistiques prêt de matériel : télécommandes des téléviseurs à disposition, feutres et brosses

Nous n’exploitons qu’une petite partie de la matière récoltée, mais cela nous a permis de faire quelques ajustements concrets et d’identifier des pistes de travail :

Comptages et observations

• Maintien du principe des zones à Belle Beille et de la proportion usages silencieux (300 places) usages collectifs sonores (650 places)
• Maintien du principe des doubles modules (2 groupes dans 1 espace) pour les carrés réservables à St Serge (taux d’occupation > aux carrés sans réservation de même surface, dont les 8 à 12 places sont systématiquement privatisées par un seul groupe de 3 à 4 personnes)
• Modification de la répartition du mobilier, réaffectation du mobilier de “confort” au profit d’assises + tables plus classiques, pas de nouvel investissement en matériel audiovisuel type TV
• Evolution du nombre de matériel en prêt et rachats réguliers de matériel d’écriture dont l’usage explose (et le budget s’accroît)
• Mise en place de pelles et balayettes étiquettées “Je fais place nette” dans les carrés groupes (peu de vol, pour 60 € 40 sets 1 pelle + 1 balayette + personnalisation avec stickers)
• Gros problème de mésusage des surfaces d’écriture à roulette : déplacées avec freins, subissent un taux de casse très important
• Remplacement de la surface d’écriture en peinture véléda par des surfaces grande hauteur et largeur émaillées – privilégier les surfaces d’écriture grande surface (salissure +++ des peintures autour des tableaux 120*90 cm)
• Faible taux de remplissage des grandes tables que ce soit en zone Comm’, Calme, ou dans les carrés avec effet “restaurant” : quand un groupe est installé à une table, il est rare, sauf grosse affluence qu’un autre groupe vienne compléter la tablée. Les tablées ne sont jamais complétées dans les petites salles non réservables facilement privatisables pour un seul groupe.

Entretiens et enquêtes en compléments des observations

• Usages mal compris : travail déjà faite sur la signalétique, précisant quel mobilier appartient à quel module, les règles d’usage à respecter, la possibilité d’emprunter des feutres.
• Forte part de l’imitation, pour le meilleur et pour le pire : nécessité de la régulation par les bibliothécaire dans ces espaces, plus conflictuels que les autres
• Besoin exprimé de privatisation verbale, visuelle, auditive en tension avec le rôle de “communs” de ces espaces.

III. Pistes de travail 2019

• installation de porte-manteaux dans les salles de type 2 ou de portants pour les salles de type 4
• atténuation phonique en test dans un des espaces de type 4 (salle polyvalente formation/groupe) : 4000 € de panneaux phoniques en cours de pose – évaluation “sensible” par les formatrices et lors des réunions participatives.
• réflexion sur la réservation et la privatisation de places super-silence à la place de petits carrés groupes privatisés par 1 à 2 personnes – évaluation, observation + statistiques réservation.
• mise en place d’un carré enregistrement, bien isolé phoniquement et réservable par tranche de 60 minutes – évaluation entretiens brefs + statistiques réservation.
• personnalisation accrue du décor perçu comme anonyme et froid pour améliorer l’observance des usages respectueux des lieux et d’autrui –  évaluation entretiens brefs et observations
• Ajustement mobiliers
• Surfaces d’écritures mobiles sans roulettes à frein – évaluation : usage et casse
• Présentation des téléviseurs sur support mobile et non fixés au mur.

Bref, la question du travail en groupe et du prêt d’espaces à la BUA est l’une de celle où nous mobilisons le plus des méthodes de recherche sur les usages : même si nous sommes loin d’avoir tout documenté de manière optimale, nous en tirons suffisamment pour apprendre ensemble à observer et écouter, agir, ré-observer et écouter, ajuster et ainsi de suite, de manière à être en mesure de pouvoir justifier de choix délibérés d’aménagements et de règles de gestion de ces espaces.