“Un chef parle toujours trop et n’écoute jamais assez”
Chaque service a ses rituels collectifs. Pour certains, le gros des échanges se situe sur le terrain de l’informel entre cuisine et couloirs, pour d’autres la communication interne a fait l’objet d’un gros travail et d’une formalisation poussée, à base de réunions, de gazette interne, d’intranet, d’outils de type Slack ou autres. Ce sont des domaines sur lesquels les retours d’expérience en BU sont assez rares, et il m’a semblé intéressant de faire une photographie en janvier 2019, après plusieurs années de travail et d’essais-erreurs, des rituels d’animation d’équipe à la BUA.
I. Contraindre pour mieux libérer
Cette formule d’Olivier Tacheau date de 2009, lorsqu’il a mis en place un outil encore utilisé aujourd’hui, le calendrier prévisionnel à l’année des réunions de direction, des réunions de site et réunions générales. Cela évite, comme beaucoup de bibliothèques le savent, les recherches de dates filandreuses et permet à chacun de prendre ses responsabilités et de choisir en conscience de se rendre disponible ou non.
Nous utilisons un calendrier perpétuel sous Open Office (http://trk.free.fr/calendrier) partagé dans notre répertoire de fichier commun et distribué sur papier à tous au moment de la réunion générale de juin.
II. Un écosystème de temps collectifs riche et diversifié
Voici une photographie de la typologie de nos temps de travail collectifs (en date de janvier 2020). Tout cela est assez fluide, évolutif, et heureusement tout le monde ne participe pas à tout… mais l’idée était d’avoir un inventaire le plus complet possible des temps de travail collectifs au sein du service [doc mis à jour le 13/01/2020]
Nous sommes conscients du danger de “réunionnite”, qui fait que nous nous réinterrogeons régulièrement sur la pertinence de maintenir tel ou tel temps de réunion et que nous essayons d’être les plus clairs possibles sur les intentions et objectifs de chaque temps mobilisant le temps de travail de plusieurs collègues. En compilant tous ces temps et en voyant grossir le document, j’ai hésité à les diffuser, de peur des moqueries sur le thème du coût des réunions, etc… Et encore, nous ne parlons pas ici des temps à deux, que nous essayons de “ritualiser” et régulariser en dehors de l’institutionnel entretien professionnel annuel.
Pourtant le voilà diffusé, car on ne parle jamais assez du coût pour les services du manque d’information, de l’absence d’échanges et des malentendus qui en résultent, des conflits qui s’ensuivent, etc…
[ajouts du 25/02/2019 :
note 1 : cette histoire de quantification me chiffonnant, j’ai fait une approximation grossière, avec des arrondis généreux pour me représenter ce que ces temps collectifs formalisés représentaient en termes de charge humaine pour l’organisation : la réponse est, moins de 10 % si on compte tous les agents permanents – hors moniteurs, et 20 % pour les cadres – voir détail dans pdf. Vous trouverez le lien vers un calculateur de coûts dans le billet de fin 2019 : Combien ça coûte ?]
note 2 : cela rejoint une de mes préoccupations constantes, celle de la matière noire du travail, le travail invisible, le temps vécu de la charge mentale ou émotionnelle, le temps de l’anticipation ou de la rumination, qui font que les temps collectifs, d’accueil et de formation paraissent bien souvent peser bien plus lourd que les autres, et le temps qu’ils occupent “objectivement”. Je fais partie de ceux qui croient que c’est plutôt le temps subjectif qui compte, et mes essais de quantification “globale” ne sont qu’une manière d’approcher le réel parmi d’autres]
Restitution “Journées dir” par M. Puaud
III. Rendre explicite l’implicite
Quand utiliser le mail, le téléphone, la réunion téléphonique, la réunion ?
Nous avons essayé, depuis 2014, de formaliser nos pratiques, pour éviter les envois tardifs, les échanges de mail à rallonge, les réunions sans objets, les CR par mail…
Voici l’état de nos pratiques, sachant que ce document a été élaboré lors d’une réunion participative par l’équipe de direction en 2014 et repris de la même manière avec les collègues lors de la mise en place de Zimbra en 2016.
Nos outils courants en janvier 2019 :
- Sympa pour les listes de diffusion,
- Zimbra pour la messagerie, dont nous encourageons l’usage des filtres, des avatars, de la fonction envoyer plus tard
- Zimbra pour les agendas partagés
- Zimbra pour les boîtes génériques partagées par plusieurs destinataires (depuis septembre 2018, nous manquons de recul)
- Huggy, notre intranet, qui permet de diffuser rapidement des CR, des formulaires d’inscription, etc.
Nous n’utilisons pour l’instant ni Yammer, ni OneNote, ni Sharepoint… et restons assez lowtech. [Maj janvier 2020 : les possibilité de MS office 365 font l’objet d’une réflexion, notamment pour le partage de documents de travail à plusieurs et l’interface Note pour les CR de réunions, l’interface de saisie de notre intranet n’étant vraiment pas adaptée à ces deux usages là].
L’idée restera, dans ce petit service de 50 personnes qu’est la BUA, de continuer à nous parler, et à échanger, sur le travail sous tous ses aspects, dans le cadre du travail.
Une version plus accomplie [en anglais] de ce type de démarche est partagée en ligne par la société Basecamp : https://basecamp.com/guides/how-we-communicate dont je recommande chaudement le livre Rework.
Pour conclure, je parle toujours trop, n’écoute pas encore assez, mais ai désormais davantage d’occasions qu’avant de pratiquer la seconde attitude… De ce fait, je vis régulièrement des moments collectifs riches, chaleureux, détendus, créatifs qui font le sel de ma vie professionnelle.
Tous les collègues de la BUA ne le vivent pas ainsi, mais au moins, ils peuvent le dire et être entendus, proposer des choses pour faire évoluer les modalités de réunion ou même voter avec leurs pieds et éviter la majeure partie des temps collectifs… à charge pour eux d’assumer leur responsabilité dans le fait de “n’être jamais informé(s) ou consulté(s)”.
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