I. Ouvrir entre Noël et le Jour de l’An

Depuis les fêtes 2006, la BU St Serge ouvre entre Noël et le jour de l’An. Cette décision, annoncée en conseil de la documentation en novembre 2006, n’a jamais été simple à mettre en oeuvre en interne.

Elle a cependant été porteuse de beaucoup d’effets secondaires positifs :

• mise en place d’un temps de concertation pré-conseil de la documentation avec les représentants du personnel,
• passage d’un fonctionnement basé sur les seuls cadres, contractuels, moniteurs étudiants, à l’investissement régulier de quelques volontaires,
• mélange des équipes, suite à la décision de fermer l’autre bibliothèque pendant toute la quinzaine pour “concentrer les forces”,
• amélioration de la communication sur cette période,
• premières mises en place des comptages systématiques en salle pour connaître le taux d’occupation.

Vrai succès public aussi, avec des taux d’occupation avoisinant les 90 % certaines après-midi en 2012 (cf. rapport d’activité 2013, p. 17) et maintien dans la durée depuis 2006. En 2014, pour la première fois, la BU St Serge ouvre aussi le samedi situé entre Noël et le jour de l’An, achevant le travail de mise en place d’horaires cohérents et continus entre le 1er septembre et le 30 juin.

II. Un court moment de solitude

Travailler quand le reste de l’université est fermée pose plusieurs questions.

• Quels services de proximité pour les usagers ?
• Quelles astreintes techniques environnant l’ouverture, entre ménage et gardiennage, services informatiques et contrats de maintenance ?

Le travail avec le CROUS a avancé doucement et abouti à un accord sur l’ouverture par la BU de l’espace “distributeurs” de la cafétéria à proximité, avec un bon cortège de grains de sable : approvisionnement, nettoyage, éclairage… C’est mieux que rien, mais ça pourrait vraiment être mieux tout court.

Société de ménage et de gardiennage suivent, sauf pour le nettoyage méridien des sanitaires… donc prévoir des gens qui savent et veulent gérer la pénurie de certains consommables indispensables au confort des usagers.

La DPI de l’université a fait un gros travail sur les contrats de maintenance bâtiments, et les cadres de permanences sont armés de tous les numéros nécessaires pour prendre en charge les pannes de chauffage, d’ascenseurs, de portes coulissantes, de fuites…

En cas de gros problèmes informatiques sur les serveurs catalogue, une astreinte DDN université est prévue. Dans une équipe à faible effectif, c’est un vrai talon d’Achille. Ceci dit, côté statistiques, l’usage dominant pendant les fêtes est plus “Library as place” que “Information control” or “Services” pour parler comme Libqual.

III. Esprit de Noël

Pour avoir été préposée aux “24 décembre” depuis plusieurs années, j’ai pu apprécier l’ambiance, l’esprit de travail de gens rassemblés dans une BU au moment des fêtes, hors de la sarabande consumériste et festive qui se prépare au dehors.

Frédéric Desgranges a proposé, pour cultiver l’esprit de don et de partage, d’accompagner la communication sur l’ouverture de la BU pendant la période des fêtes, par une distribution de thé de Noël aux usagers.

En pratique, pour les collègues qui auraient décidé de partager de l’esprit de Noël avec leurs usagers… une fois passé le côté organisationnel et planning pas forcément drôle côté RH de la mise en place d’une ouverture à Noël (ça doit marcher à Pâques aussi…) :

• emprunter un “percolateur chauffant” king size (après avoir repéré qui en disposait dans l’université)
• trouver le bon emplacement et faire un affichage, sinon les gens n’osent pas se servir
• choisir un thé en vrac, pas trop âcre et bon. Puisqu’on est snob, on a jeté notre dévolu sur Esprit de Noël de chez Mariage frères pour lancer la campagne.
• environ 50 g de thé pour 12 litres. Les “enveloppes filtres” à remplir de vrac sont très pratiques.
• prévoir un système permettant de remonter le thé une fois infusé
• faire une procédure sur comment on allume, remplit, déplace, chauffe, etc. histoire que personne ne finisse à l’hôpital brûlé au 3ème degré.
• rappeler aux gens de se faire offrir un mug isotherme pour consommer dans la BU : ça tombe bien, c’est Noël et une manière plutôt sympa de communiquer sur notre interdiction des gobelets !

Résultat : un succès fou, des gens contents qui en redemandent, et puis, boire un petit thé de Noël en travaillant, c’est sympa pour les personnels aussi…

En parallèle, nous travaillons à des sapins collaboratifs, sur le principe des sapin à voeux, comme l’a fait la Glasgow University Library, ou nos voisins nantais, histoire de cultiver l’esprit des BU attentives à leurs usagers.