De l’équipothèque au prêt de matériel

prêt de matériel

La bibliothèque universitaire d’Angers a lancé en mai 2016 un service de prêt de matériel. Ce billet a pour objet d’expliquer comment le service a été mis en place et lancé et d’en proposer un premier bilan après quelques mois de fonctionnement.

Une opportunité externe

La BUA a saisi à la fin du printemps 2015 une opportunité offerte par le SUIO-IP de l’Université d’Angers. Ce dernier venait d’acheter sur ses fonds propres, 4 caméras, 4 micros d’ambiance, 4 trepieds et 4 petits videoprojecteurs dans le cadre d’un appel à projet lié à l’entreprenariat.

Ce matériel devait servir aux étudiants entrepreneurs avec les besoins suivants : simulations d’embauche, interviews ou présentations, ainsi qu’aux étudiants en parcours Pluripass (1ère année d’études en santé) préparant le module 3PE. Une fois la matériel acheté, le problème du workflow de prêt s’est rapidement posé, le SUIO-IP n’ayant ni le personnel, ni l’infrastructure nécessaire pour en assurer la circulation et la traçabilité.

Le directeur du SUIO-IP (VP CEVU qui présidait aussi le conseil documentaire) s’est alors tourné vers la BUA, en supputant fort justement que notre pratique quotidienne du prêt de documents, d’ordinateurs portables et de liseuses, déjà en place depuis plusieurs années, pouvait faire de nous un partenaire compétent et efficace.

Une première réunion conjointe entre le SUIO-IP et la BU a permis d’acter que ce matériel serait mis à disposition pour l’ensemble de la communauté universitaire et que les emprunts se feraient – dans un premier temps – selon le principe suivant « 1er arrivé, 1er servi ». Il est aussi décidé qu’il serait partagé par moitié sur les deux BU, Belle-Beille et Saint-Serge [du fait même de la nature des objets, contrairement aux livres, le transfert entre sites n'est pas souhaitable]. En terme de délais de mise à disposition, le directeur du SUIO-IP souhaitait un démarrage du service en fin d’année civile.
En fonction de ces contraintes de calendrier, la bibliothèque a donc mis en place un groupe de travail dédié. Venant d’être promue bibliothécaire, piloter ce projet a été la première mission qui m’a été confiée dans le cadre de mon nouveau profil de poste.

Pourquoi ce service ? Les temps changent, les usages aussi

Un groupe de travail (GT) constitué de personnels volontaires des deux bibliothèques est mis en place dès septembre sur la base de la lettre de mission qui m’a été confiée et après présentation du projet dans les deux bibliothèques par la directrice du service.

Le groupe de travail a travaillé également en collaboration avec les cellules audiovisuelle et informatique de la BU. L’objectif fixé est de livrer un scénario réaliste et donc réalisable de prêt de « petits matériels » à destination de la communauté universitaire angevine dans un cadre pédagogique en respectant les 3 critères suivants :

  • Le service doit répondre aux nouveaux usages des étudiants : BYOD (« Bring Your Own Device » = apportez vos appareils personnels). Ces étudiants sont amenés à travailler seuls ou en groupe pour la réalisation d’exposés, la préparation de soutenance, ou de travaux impliquant de la vidéo ou du son.
  • Le service doit aussi être utile et aligné sur les pratiques observées : des matériels autres qu’audio-vidéo peuvent entrer dans le cadre.
  • Il doit, comme les autres services de la BUA, pouvoir être proposé en continu pendant les horaires d’ouvertures de la bibliothèque : tout personnel de la bibliothèque (titulaire ou moniteur) ayant dans ses missions l’accueil du public doit donc être à même de prêter ce type de matériel.

Méthodologie

Pour répondre à la demande du SUIO-IP, le GT a travaillé dans des délais relativement courts :
- une 1ère phase de 4 réunions sur novembre-décembre 2015 pour définir un scenario réaliste et pour pouvoir commander le matériel avant la fin de l’année budgétaire.
- une 2nde phase pratique avec pour objectif un démarrage du service mi-mars 2016, objectivement plus réalisable que celui initialement fixé par le SUIO-IP.

A l’issue de la 1ère phase, le GT devait rendre les livrables suivants :
- Liste des matériels mis à disposition
- Procédure de mise à disposition du matériel et règle du jeu
- Définition des droits de prêt et intégration dans Aleph. Pour les retours : quoi vérifier, que faire si incomplet ou défectueux et quelle pénalité mettre en place
- Définition des droits d’usage et mise à jour du règlement intérieur

En amont de notre première réunion, nous avions remarqué un billet de Nicolas Beudon, Les collections atypiques : prêter autre chose que des produits culturels ? Ce billet faisait le constat que les bibliothèques universitaires proposent essentiellement le prêt de matériel informatique. Il nous a fallu nous tourner vers les bibliothèques anglophones pour élargir le champ des possibles (et faire marcher notre imagination !). Aussi la page dédiée de la John Spoor Broome Library, ou celle de la bibliothèque Robert Crown à Stanford, tant par leur offre de prêt de matériels que par l’ergonomie de leur site web nous ont offert des pistes d’inspiration.
Le projet en lui-même n’a rien de novateur, y compris en France, et nous savions que depuis fin 2014, la BU Robert de Sorbon à Reims proposait déjà le prêt de picoprojecteurs.
Dès notre 1ère réunion, nous avions pratiquement défini ce que nous mettrions dans notre x-thèque, en gardant bien à l’esprit la dimension pédagogique, utile et pratique des matériels proposés. En filigrane aussi, nous devions penser à la résistance du matériel, aux problèmes d’hygiène (casques audio), ainsi qu’à la sécurité (nous avons ainsi exclu le prêt de multiprises ou de chargeurs d’ordinateurs portables du fait de la diversité des ampérages). Nous n’avions pas conclu sur le nom du service mais en imaginant un « kiprêtetou », une « dépannothèque », une « grainothèque avec du matériel » nous avions défini notre liste de matos :
Appareil photo numérique, picoprojecteur, casque, dictaphone, micro-casque pour conférence web, pointer laser, clé Chromecast, ardoise effaçable, calculatrice, souris bluetooth, chargeur de téléphone universel et chargeur de téléphone Apple, Adaptateur Mini DisplayPort-HDMI, brosse et feutres pour tableau blanc.
Un budget limité de 6.000 euros avait été attribué à l’opération et nous a obligé à limiter les quantités. Il fallait aussi prévoir le coût non négligeable des contenants (housse pour caméra, pochette pour appareil photo, boîte pour souris, …) ainsi que les cartes mémoire, câbles pour caméra et APN, piles ou bonnettes pour les casques.

Nous avons ensuite défini les droits de prêt.
Pour cela nous avons distingué :
- le matériel très utilisé, léger, sert de matériel de dépannage = la consultation sur place et qui deviendra plus tard dans notre stratégie de communication le « sur place » et qui sera immédiatement disponible (à l’accueil de la BU). Comme ce matériel complète l’offre de prêt sur place de PC portable, il est réservé à tous les inscrits de la BU.
- l’autre matériel à visée pédagogique = prêt à domicile, le « à emporter » et qui sera communiqué en différé.
Nous réservons le « à emporter » à la communauté universitaire de l’UA : il faut tenir compte qu’une grande partie de ce matériel a été mise à disposition par le SIUO-IP et pouvoir répondre aux besoins des étudiants et des étudiants entrepreneurs en particulier. Chaque matériel étant disponible en quantité limitée, nous choisissons donc les réserver aux étudiants et personnels de l’UA. Les cellules audiovisuelles des composantes disposent aussi qu’une petite quantité de matériel pédagogique (caméra, dictaphone) mis à disposition des enseignants et étudiants.
Concernant la durée de prêt, nous avons analysé les sites web des autres établissements (rubrique « services audiovisuels », « facilities and equipment ») et avons opté pour une durée stricte de 5 jours : pas de prolongation ni de réemprunt immédiat. Le responsable de la cellule audiovisuelle en LSH a confirmé que cette durée de prêt était suffisante.
Nous aurions aimé pouvoir distinguer prêt semaine et prêt week-end, mettre en place aussi la réservation programmée mais ces options n’étaient pas paramétrables dans notre SIGB.
Nous nous sommes penchés aussi sur l’usage du matériel : fallait-il s’assurer auprès de l’usager qu’il l’empruntait pour un usage pédagogique et non de loisir ? Et, si oui , comment le vérifier ? Nous avons rapidement conclu que cela ne nous regardait pas.
Nous avons défini un engagement de prêt à faire signer par l’usager pour le matériel audiovisuel d’un montant supérieur à 120 euros, cet engagement sert aussi à l’inventaire. Les matériels concernés sont :

  • les caméras ou plutôt les packs video (caméra, pied, micro, casque, …),
  • les packs appareil photo,
  • picoprojecteurs et
  • dictaphones.

Il n’est pas exigé de chèque de caution. En cas de perte, vol ou détérioration l’usager doit rembourser sur facture, pour les autres matériels, une somme forfaitaire est définie. Ces tarifs ont été votés en conseil documentaire.

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Le plus grand chantier = déterminer ensuite toutes les actions nécessaires pour le prêt et le retour puisque nous avions des matériels de différents formats, avec des contenants différents : prêter une caméra ou un chargeur de téléphone ne demande pas le même degré de logistique. De plus, nous n’avions pas encore sous la main le matériel ! Nous avons néanmoins pu calculer assez précisément le volume nécessaire. La mise en place dans les espaces/meubles existants s’est faite avec plus ou moins d’aisance, notamment à la BU Saint-Serge (manque de place tant pour le stockage sécurisé que pour la communication du matériel), la coûteuse banque de prêt fixe de 2010 étant peu adaptable et n’ayant pas été dessinée en imaginant ce type d’usage…

Après avoir précisément défini le volet logistique (contenu de chaque boîte ou housse, inventaire, emplacement) nous pouvions avancer sur le descriptif des matériels dans le SIGB et commencer à réfléchir à l’intégration du service sur le site web de la BUA, site web qui devait courant mars migrer de Drupal 6 à Drupal 7 et connaître un grand toilettage.
Très logiquement, nous avons choisi de diviser la page du service en deux parties « sur place » et « à emporter » dans un menu « Services », la page de la John Spoor Broome Library nous servant de modèle. Il était temps pour nous de donner un nom définitif à notre équipothèque et nous avons choisi un sobre « prêt de matériel », terme explicite et sans trop de caractères pour le site web. Nous pouvions enfin après nos quatre réunions de travail commencer à nous projeter dans le concret !

La valse des étiquettes

Nous n’avions pas reçu le matériel commandé en janvier, cependant nous pouvions tester le matériel reçu du SUIO-IP, à savoir les caméras et les picoprojecteurs. Pour ce faire, nos collègues audiovidualistes nous ont permis de le faire sous forme d’ateliers qu’ils ont animés.

Cette étape nous a permis de :

  • Tester le matériel,
  • le manipuler,
  • le déballer,
  • le remballer,
  • en faire l’inventaire et
  • prendre consciences des précautions en termes de manipulation : quels sont les objets fragiles, quels sont ceux que les étudiants sont susceptibles d’oublier dans l’inventaire ?

Ces échanges nous ont permis de structurer notre discours auprès des usagers pour le prêt : que leur dire à chaque prêt, quoi vérifier lors du retour, combien de temps pour le faire ?

Cela nous a permis aussi d’envisager plus précisément la forme que devraient prendre les ateliers que nous aurions à animer auprès des collègues et des moniteurs.
Nous avons à partir de là affiné le contenu des engagements de prêt et détaillé le descriptif des matériels dans Aleph.
Alors que nous n’avions pas encore défini la stratégie de communication du service, nous avons reçu quelques demandes de prêt d’audiovisualistes, d’enseignants et d’étudiants entrepreneurs. Nous avons répondu favorablement à toutes ces demandes, nous permettant ainsi de tester les engagements de prêt et d’avoir nos premiers retours sur les caméras et picoprojecteurs : « très utile pour les étudiants », « gratuit », « du matériel performant ».
Lorsque nous avons reçu tout le matériel commandé fin février, nous avions planifié deux séances de trois heures pour assurer son équipement :

  • préparer chaque boîte, chaque housse, y coller étiquettes, code-barre, puces RFID, y ajouter mode d’emploi (et faire le réassort de mode d’emploi)
  • exemplariser
  • étiqueter chaque câble

Modèles Equipement

Nous avions manifestement sous-estimé le temps nécessaire à cette tâche qui a plutôt pris 4 séances de 3 heures à 4. Avec l’objectif de lancer le service mi-mars, nous devions encore, au sortir de cette phase d’équipement, organiser la formation de nos collègues.

Il a alors paru évident que nous devrions repousser ces formations et par conséquent la date du lancement du service. Un autre glissement de calendrier a facilité la décision : la migration du site web repoussée au retour des vacances de printemps, le 20 avril.
Nous avons décidé de grouper l’ensemble des formations au retour des vacances, juste avant le lancement du service.
L’ensemble du personnel de la bibliothèque a été informé du bout en bout du projet :

  • les relevés de décision du GT étaient consultables sur l’intranet de la BU.
  • Un point d’étape a également été fait lors de la réunion générale du personnel en février.
  • En mars, le personnel de chaque BU a reçu en réunion d’équipe un point d’information sur l’organisation des formations, obligatoires pour tous les personnels amenés à accueillir du public.
  • Des formations systématiques dont l’objectif était de former les collègues au prêt de matériel, à la médiation utilisateur et non de dispenser une formation technique complète à son utilisation ont été organisées. Rassurer nos collègues et pouvoir échanger avec eux du bien-fondé de ce service, contesté par certains, faisait aussi partie de nos objectifs.

Au total, sur  une durée de trois semaines, 7 ateliers de 2h ont été organisés afin de former près de 40 personnes. 2 ateliers en soirée pour former l’équipe des moniteurs NoctamBU ont complété le dispositif.
En amont des formations, nous avions préparé un mémento précisant pour chaque matériel, l’ensemble des éléments, les actions engagées pour le prêt et pour le retour :

Télécharger (PDF, 63KB)

Nous pouvions sereinement officialiser le lancement du service.

Lancement du service et stratégie de communication

Notre objectif de communication pour le lancement du service a été d’expliciter les deux faces du service :
- du matériel de dépannage sur place (connectique, casque, ….) qu’ils ont pu parfois nous demander ou que nous retrouvons oublié dans les locaux de la bibliothèque : répondre à un besoin immédiat.
- du matériel audiovisuel et informatique cher (caméra, picoprojecteur, pointeur laser,…) dans le but de réalisation de travaux pédagogiques : répondre à la pratique pédagogique amateur : travail en groupe avec besoin de projeter des documents, réalisation de supports audiovisuels, CV filmé.
Il fallait aussi souligner que c’était un service gratuit (y compris pour du matériel cher) proposé pour notre public-cible, les étudiants de l’Université, facile d’accès (aligné sur les horaires d’ouverture de la BU).
Cependant il ne s’agit pas non plus d’un prêt comme les autres, le matériel est fragile, cher, en peu d’exemplaires, avec une maintenance régulière, ce qui implique des contraintes (le matériel n’est pas forcément disponible tout le temps), il ne peut pas être prêté aussi facilement et rapidement qu’un livre, ni être réservé ou prolongé.

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Sketchnote de la procédure de prêt de matériel, par Elodie Cuissard, stagiaire DCB25

La BU prête le matériel, assure une maintenance, mais n’assure pas de démonstration et ou d’installation, l’utilisateur doit être autonome et doit s’aider des modes d’emploi.
Nous avons lancé une communication modeste une fois tous les personnels formés :

  • un billet dédié fut mis en une sur la page du site web le jour du lancement avec, en avant, une photo de chaque matériel sur fonds blanc. Dans ce billet, nous avons aussi communiqué sur le prêt à domicile des liseuses et le prêt sur place des ordinateurs portables, ces matériels étaient jusqu’alors invisibles sur le site.
  • Le billet a été relayé sur le fil Twitter et la page Facebook de la BUA avec une bonne diffusion.
  • Il accompagne la page dédiée au service dans le menu “Débuter à la BU”.

En cette fin d’année universitaire, il ne nous a pas semblé utile de communiquer davantage. S’agissant d’une nouveau service pour nous tous, nous préférions attendre la rentrée suivante et penser la communication en continu plutôt qu’en grande campagne sur ce service “non visible”.

  • Ainsi à la rentrée de septembre, le billet a repris du service en une du site (et y sera régulièrement remis)
  • In situ, dans le cadre des stands de rentrée, un grand panneau décrivant le service fut mis dans l’entrée des deux bibliothèques :

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  • La communication auprès des étudiants, enseignants et personnels de l’Université a été également relayée par le service communication de l’UA avec ce billet ”les BU prêtent du matériel high-tech”,
  • inclus dans le communiqué de presse de rentrée de l’université,
  • et dans les différentes newsletters institutionnelles de l’établissement.

Un premier bilan

Comme nous l’avions supposé, le service a démarré timidement jusqu’en septembre. Lors des transactions, nous avons pris le temps pour communiquer sur le service, ajuster notre discours, questionner de façon informelle les usagers sur l’utilisation du matériel emprunté.

Au retour des vacances, il fut aussi nécessaire de refaire une mini-formation d’1h auprès de l’ensemble des collègues. Il fallait aussi être prêt pour communiquer sur le service à partir du 12 septembre, début de la tenue des stands de rentrée.
La communication efficiente faite en septembre a marqué le véritable lancement du service :

  • Caméras, picoprojecteurs, dictaphones et appareils photo sont régulièrement empruntés, respectivement 50, 60, 30 et 28 prêts en 5 mois pour l’ensemble des deux bibliothèques
  • Casques audio, chargeurs de téléphone en prêt sur place ont rencontré leur public, respectivement 720 et 500 prêts.

Au regard des emprunts toujours, le public-cible visé s’est confirmé : étudiants de licence et master sont les utilisateurs du service avec une nuance entre les deux BU pour le matériel “à emporter” :
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En revanche dans les deux BU, les étudiants de licences sont ceux qui empruntent le plus de matériel « sur place » :
stats 2

A ce stade, il nous est impossible de justifier ces différences ou ces convergences.
En fin d’année civile, pour pallier la forte demande de casques et chargeurs de téléphone, nous avons doublé l’offre pour chaque BU, passant de 3 à 6 unités pour les premiers et de 2 à 4 unités pour les seconds.
Nous avons aussi acheté des calculatrices supplémentaires, non programmables. Celles que nous avons sont très peu empruntées (18 prêts) car programmables et non autorisées pour passer les examens.

Nous pouvons aussi nous interroger sur le peu d’emprunts des pointeurs laser, 10 prêts sur 5 mois. En toute logique, c’est le complément idéal du picoprojecteur. Devons-nous l’intégrer dans la housse du picoprojecteur et non plus le prêter à part ?
Autre question à laquelle nous ne pouvons répondre simplement par un oui ou par un non : nous avons fait le choix de mettre systématiquement des trépieds dans les packs video et appareil photo. Sont-ils utiles ? Doivent-ils rester dans les packs ou prêter à l’unité ? Pourraient-ils aussi être utiles à l’utilisation d’un picoprojecteur ?

Jusqu’à présent nous n’avons pas été amenés à racheter du matériel en remplacement de matériel perdu ou détériorié par nos usagers.
La seule petite maintenance effectuée est le remplacement de piles pour les télécommandes de picoprojecteurs. Par contre toutes les semaines, nous changeons les feutres pour tableau blanc (100 prêts par mois à la BU Saint-Serge depuis novembre).
A l’accueil des deux bibliothèques nous disposons de réassort pour que chacun puisse à la demande effectuer ces remplacements.
Depuis le lancement du service, nous avons (un membre du GT à Belle-Beille et moi-même à Saint-Serge) effectué deux maintenances, une avant les vacances d’été, une autre avant les vacances de Noël. Nous nous sommes assurés que chaque matériel avait tous ses éléments en état de marche.

Et maintenant

Bien que les statistiques d’emprunt confirment l’utilité du service, il est temps pour nous de tester avec nos utilisateurs :

  • l’usage du matériel : quoi racheter d’utile ou en plus grand nombre voire aussi quoi abandonner (emprunt quasi inexistant des ardoises effaçables)
  • les conditions d’emprunts ou les durées de prêt
  • l’utilité de la réservation programmée

Nous devons aussi définir le périmètre d’accompagnement à l’utilisation du matériel.
Evaluer l’usure et le vieillissement du matériel est aussi un autre objectif afin d’éviter d’avoir un parc hétérogène ou impossible à financer.

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