Ce billet est la suite de ceci.
L’enjeu est de décrire la méthode et les étapes du travail SDN-UA

Le brouillon de CCTP ayant servi de trame à la rédaction de la réponse de Wavestone, ainsi que cette dernière, prévoyaient trois grandes phases de travail dont on trouvera le détail plus bas.
Par ailleurs, nous avions convenu d’un rendez-vous hebdomadaire téléphonique d’une heure environ entre votre serviteur, jouant le rôle de pivot entre Université <-> Wavestone, et notre contact chez le prestataire : ces points hebdomadaires, très précieux, étaient le moment où nous pouvions caler ensemble les avancées du travail, faire le bilan des étapes effectuées, et prévoir les tâches futures.

Le premier RDV téléphonique, qui marque pour moi le démarrage réel de la démarche SDN, a eu lieu le 22 septembre 2017, et le document final du SDN nous a été livré le 04 avril 2018 : le délai peut paraître relativement long mais si l’on enlève les vacances et autres fêtes, et si l’on regarde de près la masse de travail effectué, je peux dire que ça n’a pas traîné.

Concernant les trois grandes phases évoquées ci-dessus, entrons un peu dans leur détail.

Phase 1 : Un état des lieux à 360°

Pour procéder au nécessaire état des lieux préalable à tout projet du type de celui qui nous occupe, Wavestone a procédé à :

• un recueil de toutes les informations (chiffrées/rédigées) que nous étions en mesure de fournir, sur les infrastructures techniques, les ressources humaines, les éléments budgétaires, les descriptifs de projets, etc. autour de la DDN, du Numérique et plus globalement, de l’Université (projets politiques, structures, etc.) ;
• une série d’entretiens directs d’une durée d’une heure trente environ, avec différents acteurs (24 personnes en tout) de l’Université, qu’ils s’agisse de politiques, de doyens d’UFR, et/ou de responsables de services (communs, centraux, ou intra-DDN) ;
• une série d’entretiens directs d’une durée d’une heure trente environ avec les partenaires de l’Université que sont le CHU d’Angers, l’Université Bretagne Loire, Le Mans Université, et Angers Loire Métropole (des rencontres avec d’autres partenaires étaient prévus mais les demandes et relances de Wavestone, accompagnées de notre soutien, n’ont pas reçues de réponses).

Par ailleurs, à cheval entre la phase d’état des lieux et celle de la co-construction, une enquête en ligne à destination des étudiant.e.s, enseignants et personnels de l’Université a été organisée, recueillant un nombre tout à fait honorable de réponses (plus de 2000) très intéressantes (un premier dépouillement a été mis en ligne ici) malgré le nombre important de questions des formulaires ; la période de l’année, autour des fêtes de noël, assez peu propice, d’autant que deux autres enquêtes en ligne venaient de solliciter pareillement nos communautés ; la publicité relativement limitée faite autour de cette enquête ; et le fait enfin qu’une enquête sur “le numérique” lancée par la DDN (dont par exemple, 99% de la communauté étudiante ignore sans doute ce qu’elle est et ce qu’elle fait) n’est pas forcément la chose la plus sexy dont on puisse rêver.

Précisons au passage que je tenais personnellement beaucoup à cette enquête, manière de faire avancer en interne/local la culture bottom-up de l’usager lambda qui n’est pas forcément l’habituelle approche de nos services.

Phase 2 : Co-construire

Une fois cette période d’inventaire réalisée, et parce que nous tenions à “embarquer” le maximum de monde dans le SDN (l’un des dangers repérés étant évidemment que le SDN soit fait par la DDN, pour la DDN, avec le regard hyper-technique de la DDN, le risque étant là d’atterrir loin des besoins réels des usagers finaux), nous sommes alors entrés dans une phase de co-construction des objectifs généraux du SDN (Vers quoi l’Université veut-elle aller, dans le domaine du Numérique, et quels sont les besoins des acteurs ?), co-construction qui s’est manifestée par :

• trois ateliers d’une durée de 3 heures chacun, portant respectivement sur “l’UA du 21ème siècle” ; “le Numérique pour la recherche” ; “Numérique et transformation pédagogique“, qui ont réuni différents acteurs de l’Université ;
• un séminaire de travail conjoint CODIR/CPN d’une journée qui a permis d’impliquer de manière importante la gouvernance politique de l’Université, d’une part ; l’instance de coordination du Numérique, d’autre part.

Concernant les ateliers :

• les personnes présentes ont été sélectionnées/invitées par moi-même après échanges avec Wavestone, et j’ai pris soin de mélanger étudiant.e.s, E.C., administratifs, personnels techniques, de tous niveaux d’actions et de responsabilités, de manière à ouvrir au maximum les échanges et les points de vue (le numérique ne doit en aucun cas, à mes yeux, demeurer une affaire de spécialistes) ;
• les trois thématiques choisies sont celles qui, à l’issue des entretiens de la phase 1, structuraient les problématiques les plus saillantes dans l’ensemble desdits entretiens.

Pour le séminaire CODIR/CPN, il s’est réalisé volontairement après les 3 ateliers, pour pouvoir à la fois recroiser les thématiques issues de la communauté avec le travail du politique et alimenter le politique avec les remontées de la communauté.

Les ateliers et le séminaire ont été animés tout du long par Wavestone, la société déployant des techniques d’animation permettant de faire que ces moments ont été enrichissants et efficaces pour tous les présents, en leur permettant de participer directement et activement à l’une des étapes du SDN (ce n’est quand même pas tous les jours qu’un agent de l’Université peut participer directement à l’élaboration de la stratégie numérique de sa boutique pour les cinq années à venir).

On notera qu’ici, globalement, la logique a été de travailler en bottom > up depuis la “base” de la communauté (enquête en ligne) en remontant par le biais des ateliers (plus ciblés dans leur composition) vers la gouvernance UA (CODIR/CPN).

la suite (billet #3)