Premier billet d’une série de quatre sur l’écriture d’un SDN à l’Université d’Angers

Or donc, voilà que notre VP Numérique demande à la Direction du Développement Numérique (DDN) où je sévis à présent de travailler à l’écriture d’un Schéma Directeur du Numérique (SDN pour la suite de ce billet) : notre Université n’en disposant pas/plus, et la réalisation d’un SDN faisant partie des engagements politiques de l’équipe aux manettes, il était temps de construire ledit document, avec une cible de validation dudit SDN au CA de juin 2018.

Vu mes attributions, il n’était pas illogique que j’accompagne ce travail et me voilà chargé par le Directeur de la DDN et le bureau de ladite DDN, du dossier.

Après discussion préalable, décision est prise de nous faire accompagner par une société de conseil, pour plusieurs raisons assez évidentes dont, en particulier, le manque de temps que nous pouvions consacrer en interne DDN à un tel projet forcément chronophage si on veut le construire sérieusement ; et le fait qu’il nous semblait intéressant d’avoir un avis extérieur sur la trajectoire à prévoir, sur le Numérique, pour l’Université (on voit toujours mieux un objet quand on est en-dehors de l’objet).

Ceci validé, et tous les éléments que nous avions pu collecter sur les coûts prévisibles d’un conseil extérieur montrant clairement que le seuil fatidique (et bas) des sommes au-delà desquelles un marché public est obligatoire serait franchi, les mots marché et CCTP commencèrent alors à clignoter, et votre serviteur, à suer.

Rédiger un CCTP pour ce qui s’avère être une prestation intellectuelle est un peu déroutant (enfin, pour moi) mais heureusement, on trouve sur le Web nombre d’institutions ayant eu la bonne idée de publier leurs propres CCTP pour ce type de marché. Ni une, ni deux, de quelques clics je moissonne, et largement je m’inspire.

En parallèle, un benchmarking auprès d’autres DDN/DSI fait remonter des noms d’entreprises conseillées pour ce type de prestations et surtout, une excellente piste : l’UGAP, dont je découvre que son offre comporte un volet “Prestations intellectuelles” qui peut nous épargner un marché (l’UGAP gère ses propres marchés, ce qui permet de traiter avec les titulaires desdits marchés, très simplement et rapidement, via des bons de commande — ceux qui savent savent le temps que l’on gagne).

Dès lors tout va plus vite : un premier contact avec l’UGAP valide la possibilité pour eux de répondre à notre besoin. Juste derrière, un rendez-vous est organisé entre la DDN, l’UGAP, et l’une des sociétés titulaires du marché “Conseil en système d’information et télécom”, en l’occurrence, la société Wavestone, le but de ce rendez-vous étant de permettre l’expression claire de notre besoin auprès du prestataire, expression de besoin que vient conforter notre brouillon de CCTP (puisque nous étions partis en première intention vers un marché classique).

Quelques jours plus tard, nous recevons une première proposition détaillée de Wavestone, décrivant très précisément dans un mémoire technique conséquent la manière dont pourrait s’organiser leur accompagnement, d’une part ; les coûts de cet accompagnement, d’autre part. Après quelques échanges entre nous et Wavestone, échanges destinés à aligner parfaitement notre demande et leur proposition, nous pouvons valider la commande, sans autre forme de procès, l’UGAP jouant son rôle d’intermédiaire, et c’est parti : le travail d’écriture du SDN de l’Université d’Angers commence.

la suite (billet #2)