Voici quelques-unes des fonctionnalités que nous avons identifiées pour faciliter autant que possible le dépôt d’une référence bibliographique dans l’archive. Qu’en pensez-vous ? S’il vous semble que d’autres services pourraient être rendus par l’archive n’hésitez pas à les signaler en commentaire.

Déposant

Le dépôt doit pouvoir être effectué soit par le chercheur lui-même, soit par une personne déposant pour les chercheurs d’un laboratoire.

Pré saisie du formulaire

La saisie du formulaire peut être réalisée champ par champ, manuellement, ou facilitée grâce à une pré saisie. Les cas suivants sont envisagés :

• import d’une référence dans l’un des formats suivants : BibTex, EndNote, RIS, Refworks XML
• autocomplétion du formulaire sur simple saisie du DOI d’un article
• autocomplétion du formulaire sur simple saisie de l’ISBN d’un livre

Fichier joint

• En plus du signalement bibliographique, le déposant joint le fichier du document. Pour les articles, il faut pouvoir différencier clairement les preprint, postprint et version pdf éditeur. Le fichier est automatiquement horodaté.
• Pour respecter les autorisations données par les éditeurs, le fichier peut être diffusé publiquement sur internet / diffusé uniquement à la communauté de l’UA / gardé confidentiel.
• Quelles que soient les modalités de diffusion choisies, il est possible de définir un embargo, période pendant laquelle le document sera indisponible à la consultation.
• Le fichier joint à la notice bénéficie d’un archivage pérenne sur les serveurs de l’Université.

Services autour du dépôt

• Dissémination : s’il le souhaite, le chercheur peut choisir d’envoyer sur HAL la notice enregistrée localement.
• Droit de retrait : le chercheur peut à tout moment modifier le réglage de diffusion du texte intégral pour rendre confidentiel un document diffusé librement sur internet. À noter : HAL n’autorise pas cette pratique ; si le chercheur a envoyé son dépôt vers HAL et souhaite exercer son droit de retrait, celui-ci ne pourra s’appliquer qu’à l’archive de l’UA.
• Alerte : s’il le souhaite, le chercheur peut une fois pour toutes enregistrer l’adresse mail d’une personne à laquelle sera automatiquement envoyée toute nouvelle notice enregistrée dans l’archive.
• Horodatage : grâce au tampon inséré automatiquement dans le fichier au moment du dépôt, le chercheur se garantit du plagiat et peut le cas échéant prouver son antériorité.
• Politique des éditeurs en matière d’open access : lorsque le dépôt concerne un article issu d’une revue référencée sur le site SHERPA/RoMEO, un encart indique clairement au déposant quelle version de l’article il peut librement et légalement diffuser sur internet.