{"id":549,"date":"2019-01-25T22:20:27","date_gmt":"2019-01-25T21:20:27","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/?p=549"},"modified":"2020-01-13T10:11:10","modified_gmt":"2020-01-13T09:11:10","slug":"travailler-ensemble","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/2019\/01\/25\/travailler-ensemble\/","title":{"rendered":"Travailler ensemble"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/Terra-Botanica.jpg\"><br \/>\n<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignleft size-large wp-image-553\" alt=\"Terra Botanica\" src=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/Terra-Botanica-1024x682.jpg\" width=\"584\" height=\"388\" srcset=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/Terra-Botanica-1024x682.jpg 1024w, https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/Terra-Botanica-300x200.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 584px) 100vw, 584px\" \/><\/a><\/p>\n<p><em>&#8220;Un chef parle toujours trop et n&#8217;\u00e9coute jamais assez&#8221;\u00a0<\/em><\/p>\n<p>Chaque service a ses rituels collectifs. Pour certains, le gros des \u00e9changes se situe sur le terrain de l&#8217;informel entre cuisine et couloirs, pour d&#8217;autres la communication interne a fait l&#8217;objet d&#8217;un gros travail et d&#8217;une formalisation pouss\u00e9e, \u00e0 base de r\u00e9unions, de gazette interne, d&#8217;intranet, d&#8217;outils de type Slack ou autres. Ce sont des domaines sur lesquels les retours d&#8217;exp\u00e9rience en BU sont assez rares, et il m&#8217;a sembl\u00e9 int\u00e9ressant de faire une photographie en janvier 2019, apr\u00e8s plusieurs ann\u00e9es de travail et d&#8217;essais-erreurs, des rituels d&#8217;animation d&#8217;\u00e9quipe \u00e0 la BUA.<!--more--><\/p>\n<h2>I. Contraindre pour mieux lib\u00e9rer<\/h2>\n<p>Cette formule d&#8217;Olivier Tacheau date de 2009, lorsqu&#8217;il a mis en place un outil encore utilis\u00e9 aujourd&#8217;hui, le calendrier pr\u00e9visionnel \u00e0 l&#8217;ann\u00e9e des r\u00e9unions de direction, des r\u00e9unions de site et r\u00e9unions g\u00e9n\u00e9rales. Cela \u00e9vite, comme beaucoup de biblioth\u00e8ques le savent, les recherches de dates filandreuses et permet \u00e0 chacun de prendre ses responsabilit\u00e9s et de choisir en conscience de se rendre disponible ou non.<\/p>\n<p>Nous utilisons un calendrier perp\u00e9tuel sous Open Office (<a href=\"http:\/\/trk.free.fr\/calendrier\">http:\/\/trk.free.fr\/calendrier<\/a>) partag\u00e9 dans notre r\u00e9pertoire de fichier commun et distribu\u00e9 sur papier \u00e0 tous au moment de la r\u00e9union g\u00e9n\u00e9rale de juin.<\/p>\n<h2>II. Un \u00e9cosyst\u00e8me de temps collectifs riche et diversifi\u00e9<\/h2>\n<p>Voici une photographie de la typologie de nos temps de travail collectifs (en date de janvier 2020). Tout cela est assez fluide, \u00e9volutif, et heureusement tout le monde ne participe pas \u00e0 tout&#8230; mais l&#8217;id\u00e9e \u00e9tait d&#8217;avoir un inventaire le plus complet possible des temps de travail collectifs au sein du service [doc mis \u00e0 jour le 13\/01\/2020]<\/p>\n<iframe src=\"\/\/docs.google.com\/viewer?url=https%3A%2F%2Fblog.univ-angers.fr%2Fbuapro%2Ffiles%2F2019%2F01%2Ftravailler_ensemble_blog_quantification_2020.pdf&hl=&embedded=true\" class=\"gde-frame\" style=\"width:; height:; border: none;\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n\n<p>Nous sommes conscients du danger de &#8220;r\u00e9unionnite&#8221;, qui fait que nous nous r\u00e9interrogeons r\u00e9guli\u00e8rement sur la pertinence de maintenir tel ou tel temps de r\u00e9union et que nous essayons d&#8217;\u00eatre les plus clairs possibles sur les intentions et objectifs de chaque temps mobilisant le temps de travail de plusieurs coll\u00e8gues. En compilant tous ces temps et en voyant grossir le document, j&#8217;ai h\u00e9sit\u00e9 \u00e0 les diffuser, de peur des moqueries sur le th\u00e8me du <a title=\"Combien \u00e7a co\u00fbte ?\" href=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/2019\/12\/31\/combien-ca-coute-2\/\">co\u00fbt des r\u00e9unions<\/a>, etc&#8230; Et encore, nous ne parlons pas ici des temps \u00e0 deux, que nous essayons de &#8220;ritualiser&#8221; et r\u00e9gulariser en dehors de l&#8217;institutionnel entretien professionnel annuel.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 300\">Pourtant le voil\u00e0 diffus\u00e9, car on ne parle jamais assez du co\u00fbt pour les services du manque d&#8217;information, de l&#8217;absence d&#8217;\u00e9changes et des malentendus qui en r\u00e9sultent, des conflits qui s&#8217;ensuivent, etc&#8230;<\/span><\/p>\n<p>[ajouts du 25\/02\/2019 :<\/p>\n<p>note 1 : cette\u00a0 histoire de quantification me chiffonnant, j&#8217;ai fait une approximation grossi\u00e8re, avec des arrondis g\u00e9n\u00e9reux pour me repr\u00e9senter ce que ces temps collectifs formalis\u00e9s repr\u00e9sentaient en termes de charge humaine pour l&#8217;organisation : la r\u00e9ponse est, moins de 10 % si on compte tous les agents permanents &#8211; hors moniteurs, et 20 % pour les cadres &#8211; voir d\u00e9tail dans pdf. Vous trouverez le lien vers un calculateur de co\u00fbts dans le <a title=\"Combien \u00e7a co\u00fbte ?\" href=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/2019\/12\/31\/combien-ca-coute-2\/\">billet de fin 2019 : Combien \u00e7a co\u00fbte ?<\/a>]<\/p>\n<p>note 2 : cela rejoint une de mes pr\u00e9occupations constantes, celle de la mati\u00e8re noire du travail, le travail invisible, le temps v\u00e9cu de la charge mentale ou \u00e9motionnelle, le temps de l&#8217;anticipation ou de la rumination, qui font que les temps collectifs, d&#8217;accueil et de formation paraissent bien souvent peser bien plus lourd que les autres, et le temps qu&#8217;ils occupent &#8220;objectivement&#8221;. Je fais partie de ceux qui croient que c&#8217;est plut\u00f4t le temps subjectif qui compte, et mes essais de quantification &#8220;globale&#8221; ne sont qu&#8217;une mani\u00e8re d&#8217;approcher le r\u00e9el parmi d&#8217;autres]<\/p>\n<div id=\"attachment_555\" style=\"width: 594px\" class=\"wp-caption alignleft\"><a href=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/arbre.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-555\" class=\"size-large wp-image-555\" alt=\"Restitution &quot;Journ\u00e9es dir&quot; par M. Puaud\" src=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/arbre-1024x741.jpg\" width=\"584\" height=\"422\" srcset=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/arbre-1024x741.jpg 1024w, https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/arbre-300x217.jpg 300w, https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/arbre-414x300.jpg 414w\" sizes=\"auto, (max-width: 584px) 100vw, 584px\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-555\" class=\"wp-caption-text\">Restitution &#8220;Journ\u00e9es dir&#8221; par M. Puaud<\/p><\/div>\n<p><strong>III. Rendre explicite l&#8217;implicite<\/strong><\/p>\n<p>Quand utiliser le mail, le t\u00e9l\u00e9phone, la r\u00e9union t\u00e9l\u00e9phonique, la r\u00e9union ?<\/p>\n<p>Nous avons essay\u00e9, depuis 2014, de formaliser nos pratiques, pour \u00e9viter les envois tardifs, les \u00e9changes de mail \u00e0 rallonge, les r\u00e9unions sans objets, les CR par mail&#8230;<\/p>\n<p>Voici l&#8217;\u00e9tat de nos pratiques, sachant que ce document a \u00e9t\u00e9 \u00e9labor\u00e9 lors d&#8217;une r\u00e9union participative par l&#8217;\u00e9quipe de direction en 2014 et repris de la m\u00eame mani\u00e8re avec les coll\u00e8gues lors de la mise en place de Zimbra en 2016.<\/p>\n<iframe src=\"\/\/docs.google.com\/viewer?url=https%3A%2F%2Fblog.univ-angers.fr%2Fbuapro%2Ffiles%2F2019%2F01%2FTypologie-usages-outils-communication.pdf&hl=&embedded=true\" class=\"gde-frame\" style=\"width:; height:; border: none;\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n\n<p>Nos outils courants en janvier 2019 :<\/p>\n<ul>\n<li>Sympa pour les listes de diffusion,<\/li>\n<li>Zimbra pour la messagerie, dont nous encourageons l&#8217;usage des filtres, des avatars, de la fonction envoyer plus tard<\/li>\n<li>Zimbra pour les agendas partag\u00e9s<\/li>\n<li>Zimbra pour les bo\u00eetes g\u00e9n\u00e9riques partag\u00e9es par plusieurs destinataires (depuis septembre 2018, nous manquons de recul)<\/li>\n<li>Huggy, notre intranet, qui permet de diffuser rapidement des CR, des formulaires d&#8217;inscription, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nous n&#8217;utilisons pour l&#8217;instant ni Yammer, ni OneNote, ni Sharepoint&#8230; et restons assez lowtech. [Maj janvier 2020 : les possibilit\u00e9 de MS office 365 font l&#8217;objet d&#8217;une r\u00e9flexion, notamment pour le partage de documents de travail \u00e0 plusieurs et l&#8217;interface Note pour les CR de r\u00e9unions, l&#8217;interface de saisie de notre intranet n&#8217;\u00e9tant vraiment pas adapt\u00e9e \u00e0 ces deux usages l\u00e0].<\/p>\n<p>L&#8217;id\u00e9e restera, dans ce petit service de 50 personnes qu&#8217;est la BUA, de continuer \u00e0 nous parler, et \u00e0 \u00e9changer, sur le travail sous tous ses aspects, dans le cadre du travail.<\/p>\n<p>Une version plus accomplie [en anglais] de ce type de d\u00e9marche est partag\u00e9e en ligne par la soci\u00e9t\u00e9 Basecamp :\u00a0<a href=\"https:\/\/basecamp.com\/guides\/how-we-communicate\">https:\/\/basecamp.com\/guides\/how-we-communicate<\/a>\u00a0dont je recommande chaudement le livre Rework.<\/p>\n<p>Pour conclure, je parle toujours trop, n&#8217;\u00e9coute pas encore assez, mais ai d\u00e9sormais davantage d&#8217;occasions qu&#8217;avant de pratiquer la seconde attitude&#8230; De ce fait, je vis r\u00e9guli\u00e8rement des moments collectifs riches, chaleureux, d\u00e9tendus, cr\u00e9atifs qui font le sel de ma vie professionnelle.<\/p>\n<p>Tous les coll\u00e8gues de la BUA ne le vivent pas ainsi, mais au moins, ils peuvent le dire et \u00eatre entendus, proposer des choses pour faire \u00e9voluer les modalit\u00e9s de r\u00e9union ou m\u00eame voter avec leurs pieds et \u00e9viter la majeure partie des temps collectifs&#8230; \u00e0 charge pour eux d&#8217;assumer leur responsabilit\u00e9 dans le fait de &#8220;n&#8217;\u00eatre jamais inform\u00e9(s) ou consult\u00e9(s)&#8221;.<\/p>\n<p><strong>Lire plus pour mieux travailler ensemble en biblioth\u00e8que<\/strong><\/p>\n<div>\n<div><a href=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/rework.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-825\" alt=\"rework\" src=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/rework.jpg\" width=\"766\" height=\"624\" srcset=\"https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/rework.jpg 766w, https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/rework-300x244.jpg 300w, https:\/\/blog.univ-angers.fr\/buapro\/files\/2019\/01\/rework-368x300.jpg 368w\" sizes=\"auto, (max-width: 766px) 100vw, 766px\" \/><\/a><\/div>\n<div>Fried, Jason, et David Heinemeier Hansson. <i>Rework, r\u00e9ussir autrement<\/i>. Maxima, 2013.<\/div>\n<div>Petit livre, illustr\u00e9 de maximes percutantes par Mike Rohe, invitant \u00e0 repenser la mani\u00e8re dont s&#8217;organise le travail collectif et \u00e0 se m\u00e9fier des modes et id\u00e9es toutes faites sur comment travailler ensemble. Le blog <a href=\"https:\/\/m.signalvnoise.com\/\">signal vs noise<\/a>, m\u00eame si un peu technique, est une mine de sources de r\u00e9flexion.<\/div>\n<div><\/div>\n<div>Tonnel\u00e9, Arnaud. <i>La bible du team-building: 55 fiches pour d\u00e9velopper la performance des \u00e9quipes<\/i>. Eyrolles, 2015.<\/div>\n<div>Sous un titre tr\u00e8s aga\u00e7ant, un livre pratique pour bien penser des dispositifs de r\u00e9unions centr\u00e9s sur les processus de travail en \u00e9quipe. Clair et adaptable.<\/div>\n<\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<!-- AddThis Advanced Settings generic via filter on the_content --><!-- AddThis Share Buttons generic via filter on the_content -->","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>&#8220;Un chef parle toujours trop et n&#8217;\u00e9coute jamais assez&#8221;\u00a0 Chaque service a ses rituels collectifs. 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