J’ai commencé ce billet pour partager quelques diaporamas faits cet hiver dans le cadre de moments professionnels un peu particuliers, les “Causeries” : au fil de la rédaction, je me suis remémorée comment nous en étions arrivés, au fil d’un cheminement sur 4 ans, à proposer ce genre d’échanges. Je me suis alors dit que le processus était au moins aussi intéressant que les diaporamas [que je partage aussi, en fin de billet].

I. 2015-2017 : du “Budget expliqué à Katrina” au “Job de l’autre”

Trouver du temps pour présenter et échanger en profondeur avec les collègues de toutes catégories sur des sujets généraux complexes, sans lien direct avec l’opérationnel : il y a encore 3 ans, nous pensions cela inutile, inintéressant et difficile à mettre en oeuvre. Bref, un impensé professionnel.

La conscience qu’il y avait là quelque chose à faire est venue petit à petit, d’abord par le biais des stagiaires enssib : début 2015, Katrina K., conservatrice-stagiaire, m’avait demandé de lui présenter, en deux heures maximum, les enjeux du budget de la BUA. J’avais donc organisé une petite séance “le budget expliqué à Katrina” à laquelle deux collègues cadres curieux s’étaient invités. En la préparant, j’avais été étonnée du changement de perspective que m’imposait le fait de présenter sur le plan politique avec un volet très pratico-pratique ce que je voyais comme une série d’opérations techniques. Pour y arriver, j’avais adopté une structure en entonnoir, partant du budget de l’Etat français pour arriver à la commande d’un feutre à la BUA.
J’ai remis le couvert début 2016, pour le stage DCB d’Elodie C., , en reprenant la même trame informelle : “Le budget expliqué à Elodie“, donc (ci dessous, le croquis fait par Elodie C.)

Un audit vie au travail plus tard (fin 2016-début 2017), j’ai réalisé que les collègues n’avaient pas plus que les stagiaires les clés d’un univers qui leur apparaissait arbitraire, incertain, voire carrément opaque. Je comprends aussi que les collègues n’ont qu’une idée très floue d’en quoi consiste mon job (“un chef, ça cheffe – mais ça n’a pas un “vrai” travail”). Ce que j’en donne à voir à tous, c’est principalement :

• Signer certains documents,
• Animer deux réunions générales par an,
• Passer du temps dans des réunions où personne ne sait ce qui se passe,
• Assurer de loin en loin le dépannage de toilettes avec force moulinets de bras… *

*  J'ai, de plus, choisi de ne pas m'appuyer sur des attributs hiérarchiques 
de pouvoir / distinction dont je ne suis guère friande.  Le fait de n'avoir :
ni bureau individuel, 
ni place de parking, 
ni grosse voiture, 
pas plus que d'ordinateur ou de smartphone dernier cri 
et d'adopter un style vestimentaire basique compatible avec la bicyclette urbaine 
n'aide pas à "incarner la fonction" ! 
Avec ça, j'ai une voix d'alto et non de baryton-basse, pas de pénis 
et pas encore 50 ans du haut de mes 165 cm : 
c'est dire si j'ai intérêt à expliquer mon travail 
sans trop compter sur les projections toutes faites :-)

Nous mettons donc en place une première itération de ce que nous appelons “Le job de l’autre”, une espèce de “Vis ma vie” entre collègues, et je m’y inscris, parmi d’autres, en octobre 2017 en proposant :

• de parler de mon travail en matière de budget,
• de montrer les coulisses de la gestion de la documentation électronique en duo avec Claire B., la collègue qui s’en occupe,
• de me suivre en réunion de direction (1 collègue l’a fait)
• de raconter, le temps d’un petit ballon d’essai ce qu’est  la GPEEC pour répondre à une demande spécifique de deux collègues…

Roman S., le stagiaire DCB de l’automne 2017, assiste donc à une formule un peu différente où j’invite les collègues intéressés, toutes catégories confondues à se joindre à ce que j’appelle une causerie “budget”, en limitant les participants à 6. Devant l’intérêt suscité, je propose une séance dans chaque BU. Les causeries- dont le nom, choisi sans arrière pensées, sent bon les années Giscard, la loge ou la sacristie- étaient nées…

Au départ, donc, je propose deux fois de suite un topo sur le budget et ce en quoi consiste ma part de travail en matière de documentation électronique, sans support autre qu’une trame manuscrite, une liste de liens utiles et un tableau blanc.

Début 2018, je fais pour la première fois un topo questions/réponses sur avancement et promotion à l’occasion de la LA [liste d’aptitude] filière bibliothèques (en plus d’un billet de l’intranet diffusé depuis 2014), puis, en lien avec la négociation Springer, un topo documentation électronique et ses enjeux basé sur un diaporama préparé pour les étudiants de L3 Sciences économiques.

A l’automne, ayant eu plusieurs questions sur le prélèvement à la source, les changements d’indices, et la PPCR, je propose une causerie sur le sujet “Carrières”.

II. 2018-2019 Vers une formalisation croissante

Suite à une évaluation collective de nos 1/2 journées banalisées en novembre 2018, je me rends compte que certains nos collègues se posent encore d’autres questions. En réfléchissant sur comment permettre aux gens de comprendre leur environnement de travail pour s’y sentir plus à l’aise, être en mesure de faire des propositions tenant compte de contraintes extérieures, je me dis que la forme des causeries est idéale :

• seuls des gens volontaires et intéressés y viennent, sans aucune obligation (un luxe pour moi),
• un seul sujet par temps de causerie de 90 minute, permettant de prendre le temps,
• liberté de propos, possibilité d’échanges informels, les groupes étant volontairement limités à moins de 10 et subjectivité délibérée, car l’axe que je choisis est de partir de mon point de vue et de la manière dont ces enjeux  tissent mon travail invisible,
• facilité d’organisation, un calendrier de dates, un petit formulaire dans l’intranet, un mail d’invitation et hop, vient qui veut, qui peut…

Pour la causerie carrières de fin 2018, n’étant pas très versée dans les arguties des grilles indiciaires et autres, je préfère faire un diaporama, histoire de ne pas dire trop de sottises.

Pour les travaux tramway, je me base sur un diaporama récupéré lors d’une réunion interne de l’université, que je ne mets pas ici, n’en étant pas l’auteure.

Frédéric Desgranges, pour sa causerie indicateurs présente lui aussi un quiz et des jeux sur les chiffres clés en s’appuyant sur un diaporama nourri des chiffres clés de l’année écoulée.

Pour le Quoi de neuf en BU ?, je vois l’intérêt de faire un diaporama, partageable plus largement auprès des tutelles BUA (et m’obligeant à un peu bosser le sujet ce que je n’ai pas regretté).

Dans la foulée, profitant d’une semaine plus légère de permanence pendant les vacances de février, je formalise le diaporama budget en gardant la logique d’entonnoir.

Certes, tout cela s’éloigne un peu de la légèreté des débuts. L’avantage, c’est que ça se partage, via une rubrique causerie de notre intranet. Les stagiaires, notamment, font des retours très positifs de ces présentations didactiques !

En l’état, je suis convaincue de l’intérêt de cette occasion d’échanges directs avec les collègues – sans savoir si nous aurons toujours la même énergie qu’aujourd’hui pour les faire vivre.

Pouvoir proposer à ceux qui le veulent d’aller plus loin, sans l’imposer à ceux qui préfèrent en rester à des informations opérationnelles et sans réserver un certain type d’infos aux seuls cadres me paraît sain.

Nous offrir des occasions, sans enjeu de formation, de conviction ou d’action et sans autre contrainte que les désirs d’information et de partage des uns et des autres, est un cadeau que nous nous faisons, en équipe, les uns aux autres. Je ne peux parler à la place de mes collègues qui ont jusqu’ici contribué aux causeries en les proposant, y venant, en posant des questions, en dialoguant librement, mais pour moi, ces moments sont précieux, car chacun y met du sien !

Crédits photos :

Image titre, Yan Bernard, Exposition Entropie, automne 2018, Galerie 5 BUA, https://www.flickr.com/photos/47011911@N05/albums/72157703023325591/with/32387269348/

Causerie budget : Sketchnote stage DCB 2016, E. Cuissard, Sketchnote stage FIB 2019, A. Gourhant