La BUA ouvre en soirée depuis 2008, le samedi depuis longtemps, et le dimanche depuis 2016 en s’appuyant sur des équipes de moniteurs, des agents de sécurité et des sujétions et astreintes des cadres et/ou volontaires.

Le cadrage général a déjà été détaillé dans deux billets (soirées  et dimanches), mais nous n’avions pas à ce jour diffusé les règles concernant le cadrage du temps de travail des personnels. Les voici.

1/ 10 ans de bricolage

Comme bien des BU, nous avions un régime un peu particulier pour les samedis et soirées, négocié au coup par coup avec les DRH et gouvernances successifs, au moment des différents projets d’extensions d’ouverture entre 2008 et 2017.

Ces cadrages successifs étaient fragiles, plus basés sur le droit coutumier qu’autre chose, et à la merci d’un DRH un peu pointilleux.

Lorsque le DRH de l’université d’Angers, dans le cadre du projet d’établissement visant à assurer une meilleure conciliation vie professionnelle et vie familiale et à harmoniser les pratiques coutumières des différents services, a ouvert en 2017 un chantier de mise à plat des règles relatives à la continuité de service pour tous, j’avoue avoir eu un grand moment d’angoisse à l’idée de détricoter un assemblage de pratiques qui avaient fait leurs preuves et étaient consensuelles au sein de la BUA.

Aujourd’hui, maintenant ce travail colossal d’harmonisation et de mise en conformité avec le cadrage national mené à bien par le DRH (grâces lui soient rendues), je prends conscience du confort de pouvoir m’appuyer sur un cadre partagé, explicité, voté par toutes les instances de l’université (CT, CHSCT, CA) et suis ravie que le boulot ait été fait et que des règles communes s’appliquent à chacun, animalier, bibliothécaire, informaticien, secrétaire ou agent d’accueil, sans avoir à bricoler des règles “bibliothèque”…

Pour fêter ça, je partage ici l’instruction générale relative à la continuité de service à l’UA et la note de service locale de la BUA qui donne des exemples en lien avec nos propres contraintes et ajoute quelques indications tout en s’appuyant en tous points sur la boîte à outils de l’instruction générale.

2/ Instruction relative à la continuité de service de l’université d’Angers

3/ Note de service BUA 2018-2019 [pour mémoire]

4/ Mise  jour 2023

Tout ça ne bouge pas beaucoup, mais la grande vague de l’émergence du télétravail dans l’organisation est passée par là. Le fait d’avoir dû nous organiser en équipes demi-journées dans les périodes de limitation des contacts au cours de la crise santiaire, et la lecture de l’excellent mémoire DCB d’Amadeus Foulon, Planifier le service public en bibliothèque: outils, principes et enjeux nous a inspiré une organisation sur la base d’équipes de demi-journée pour faciliter l’élaboration des trames de plannings.

L’organisation des missions d’accueil en 2023 est donc la suivante :

Les missions d’accueil priment sur les autres obligations de service des agents et structurent en priorité leur temps de travail sur site. Les agents en télétravail concentrent les missions d’accueil sur leurs jours de présence.

Les missions d’accueil se répartissent sur 4 « missions type » en fonction de la période de l’année

• « Mission postée » : standard téléphonique, problèmes circulation, prêt d’objet, nouveaux inscrits, réception des demandes magasins
• « Mission mobile » : partage mission « postée » + mobile pour orientation dans les espaces, demandes magasin, dépannages des équipements de reprographie et orientation bibliographique sur les postes publics.
• « Mission Sienne » à Belle-Beille en cas de réservation : surveillance salle de lecture et orientation bibliographique.
• « Supervision & SST » : gestion des aléas humains et bâtimentaires, remplacements, coordination de proximité.

Les équipes accueil sont stables à la demi-journée (8h30-13h et 13h-17h30) d’une semaine sur l’autre.

Une « équipe d’accueil stable » tourne sur 8 personnes à Belle-Beille et 6 personnes à Saint-Serge. Les responsables de planning sont chargées d’élaborer les plannings de service public des demi-journées et ont prioritairement recours en cas d’absences aux autres membres de l’équipe demi-journée puis aux présents sur site de la journée.

Règles d’établissement des équipes d’accueil

Les agents indiquent en début d’année à combien d’équipes de demi-journées ils peuvent contribuer. La norme est de 2 pour le rôle « supervision & SST » et 4 pour les autres rôles pour les agents à temps plein mais les agents qui le désirent peuvent demander à participer de manière plus régulière aux équipes ½ journée.

Rôle supervision

Chaque équipe comprend un cadre SST qui est mobilisé sur des missions d’accueil, s’occupe de la régulation en salle et se charge de la résolution de premier niveau des problèmes signalés et non résolus en autonomie par le reste de l’équipe ou de leur suivi jusqu’à résolution. Un bilan de chaque demi-journée est partagé au sein de l’équipe de supervision dans le canal teams prévu à cet effet.

5/ Note de service 2022-2023 et tableur qui rend fou

Tableur de recueil des vœux (qui calcule le nombre de présents avant 9h et après 16h)