Comment dessiner le travail ? Comment décrire les missions et fonctions d’une bibliothèque aujourd’hui, en sortant des fiches de poste type ?
Quand continuer « comme on l’a toujours fait » est devenu impossible, quand certaines choses s’arrêtent pour que d’autres commencent, et quand il faut agir, bien souvent à moyens constants, nous y allons à tâtons.

1. Une liste des missions et compétences utiles à la BU aujourd’hui.

Pour essayer d’unifier les fiches de poste comme le réclamait l’administration, nous avions travaillé, en 2014, à lister l’ensemble des missions remplies par la BU aujourd’hui, dans un document évolutif, destiné aussi bien à accueillir de nouveaux rameaux qu’à être retaillé d’année en année. Les fiches de postes sont restées des coquilles mortes. Le tableau général décrivant par le menu comment se décomposent qualitativement les 80 000 heures de travail annuel du SCD est, paradoxalement, bien plus vivant !
Trois partis pris : la collection est un service, les fonctions support sont dissociables, celles liées à l’organisation sont particulièrement détaillées. Ces choix permettent d’offrir une alternative aux logiques de sites, à la dichotomie physique/numérique comme à la segmentation en catégories A, B, C.
En 2015, nous avons distribué cette liste à tous, pour que chacun s’y cherche, y retrouve son travail et puisse ancrer son questionnement « arrêter/commencer/continuer » sur cette carte du travail visible ou moins visible*. En 2016, les gens ont oublié que ce gros document existait, et tout est à recommencer.
Document Missions et compétences BUA [2015 v. 0.2]

2. Organigramme
Nous avions, depuis 2011, un organigramme fonctionnel, fort détaillé, qui ne satisfaisait personne : sur 3 pages, par BU, spartiate esthétiquement. Le travail sur les missions et compétences nous a permis d’en élaborer en 2015 une version condensée, qui raconte, en filigrane, l’histoire d’une bibliothèque centrée sur les services, et dotée de solides fonctions supports, aussi bien externalisées qu’en interne.
L’avantage c’est que tout le monde y est, qu’il dit quelque chose de notre organisation, et peut donc servir de vitrine du travail des uns pour les autres, voire vers l’extérieur (au moins la DRH de l’UA). L’inconvénient, c’est qu’il reste trop touffu, puisque tout le monde y est, souvent plusieurs fois, et graphiquement sommaire.

3. Le qui fait quoi

La liasse de 50 fiches de poste individuelles est si indigeste que personne, pas même leurs rédacteurs, n’a le courage de les [re-]lire : nous allons donc mettre à jour, après les entretiens, une simple liste, nominative, dans un tableur, des missions et projets de chacun pour l’année.

4. es groupes métiers transversaux : une alternative aux services
L’organigramme hiérarchique est réduit à sa plus stricte expression : 2 niveaux hiérarchiques, et une structure en râteau, ramassée pour faire tenir tout le monde sur une page A4. Rablé et musclé, mais juste hiérarchique.

Un dernier document permet donc de matérialiser les groupes transversaux pérennes ainsi que les groupes projets annuels. Cet outil, interne à l’équipe de direction en 2014, a été partagé pour la première fois début 2015 lors d’une réunion générale, puis mis à jour et redonné début 2016. Cette solution permet d’éviter la multiplication de services, tout en conservant la possibilité d’avoir des missions transversales vivaces. La version 2016, met plus l’accent sur les groupes transversaux “métiers” pérennes reste assez mal comprise pour l’instant. Vu la complexité apparente, ce n’est guère étonnant.

Document Groupes transversaux métiers 2016

Tous ces outils permettront-ils à chacun de s’approprier son environnement professionnel et d’y chiner, année après année, de quoi meubler un quotidien professionnel qui se renouvelle fortement ?

Nous l’espérons, en sachant que l’état 2016 présenté ici est une étape et que tous ces outils, loin d’être une fin, ne sont qu’un des moyens d’identifier et de partager le travail pour faire vivre des bibliothèques attentives à leurs usagers et leur rendant service au quotidien.

Si vous pouvez partager ce type de documents  et ce qui marche pour vous, dans un coin de vos sites internet et faire un lien sur twitter avec un #ADBUmétiers, nous vous en serions très reconnaissants : nous avons certainement tous à gagner à partager des suggestions de présentation “maison”, sans ré-inventer les bases de la cuisine dans notre coin.

* Y. Clot,  Le travail à coeur, Paris : 2015 http://www.sudoc.fr/183429397
P.-Y. Gomez, Le travail invisible, Paris : 2013 http://www.sudoc.fr/167574019