Un Schéma Directeur du Numérique #3 — de comment on a travaillé (bis)

Ce billet est la suite de ceci.

Phase 3 : écrire

Les phases 1 et 2 évoquées dans le billet précédent, on l’a compris, ont permis de voir émerger un ensemble de demandes et besoins en apparence hétéroclites, mais dont Wavestone a pu tirer une organisation en sept grands programmes thématiques comprenant chacun un certain nombre de sous-projets spécifiques, l’ensemble constituant un portefeuille de 53 projets qui, à proprement parler, deviendrait in fine le Schéma Directeur du Numérique.

Le travail ne s’est pas arrêté là à une « simple » ventilation de projets sur de grands programmes. Chaque projet a été de fait quantifié de manière très précise dans ses composantes RH (combien de personnes nécessaires) et dans ses coûts prévisibles hors RH (acquisition de solutions par exemple), et cette quantification s’est faite lors de plusieurs séances de travail entre la DDN et Wavestone.

Par ailleurs, une première ventilation en terme de MOA/AssistanceMOA/MOE/AssistanceMOE a été effectuée, afin de déterminer qui allait faire quoi — parce que ce n’est pas tout d’avoir une liste de projets, encore faut-il savoir comment ils vont être réalisés concrètement, et ce n’est pas une mince affaire. À l’issue de cette première ventilation, nous avons alors contacté les services concernés par la MOA (dit autrement, les services qui, pour chaque projet, seraient « commanditaires » du projet, la DDN étant de fait et par définition la MOE des projets) en leur demandant en particulier de prioriser dans le temps les projets dont ils allaient être porteurs (un SDN planifie des projets, mais on ne peut pas tout faire tout de suite : il faut donc travailler la temporalité globale des X projets et trouver un équilibre tenable).

Tout ce travail de quantification a permis en particulier d’estimer les coûts globaux des X projets (et de constater qu’un budget conséquent était encore à consolider) ; et de démontrer qu’il fallait « détendre » le calendrier, entendre reprogrammer les différents projets en fonction de la réalité des forces en présence VS les envies des services.

On notera au passage que le travail de réalisation du SDN ne s’est pas effectué en vase clos entre la DDN (ou plutôt, bibi et Wavestone. Tout au long des quelques mois qu’a duré cette tâche, de nombres échanges ont eu lieu entre différents acteurs mobilisés/mobilisables/à mobiliser sur le SDN :

  • un comité pilote (composé du VP Numérique, du Directeur de la DDN et de votre serviteur) se prononçait régulièrement (lors de réunions téléphoniques, en visio ou en réunion physique) sur les différentes étapes et propositions de Wavestone ;
  • Wavestone est intervenu trois fois une heure/une heure trente en CPN pour expliquer la démarche, d’abord ; puis donner des points d’étape ; et faire valider des choix et orientations ;
  • enfin, last but not least, Wavestone est également intervenu trois fois une heure/une heure trente en CODIR, en général à la suite des interventions CPN, toujours pour rendre compte des avancées ; et faire valider à un niveau politique haut les options qui émergeaient des travaux menés « plus bas ».

Au final, à l’issue d’un travail plutôt dense commencé fin septembre 2017, la société Wavestone nous a livré le 04 avril 2018 notre SDN rédigé, livraison prenant l’apparence de :

  • une trentaine de pages synthétisant la démarche générale, l’organisation en grands programmes, quantifiant et précisant les questions RH et de coûts, ainsi que les organisations de pilotage et de suivi que Wavestone préconise de mettre en place en parallèle au SDN pour aboutir à sa réalisation concrète — c’est le SDN dans son versant « politique » ;
  • 53 fiches projets détaillant chaque projet (contenu, calendrier, acteurs mobilisés, évaluations chiffrées) en un A4 par projet — c’est le SDN dans son apparence opérationnelle, et je gage que ces fiches projets seront notre lecture quasi quotidienne dans les cinq années à venir (j’exagère, mais à peine).

Cette livraison, toute récente, a donc marqué la fin de l’intervention du prestataire. Nous concernant, il nous reste à faire valider ce SDN par le CA de l’Université (ce sera l’objet d’un vote au CA du 07 juin 2018).

Ensuite, il s’agira de mettre en œuvre les 53 projets (la fin de quelque chose est toujours le début d’autre chose) en faisant vivre le SDN pour qu’il reste dynamique (je n’ai pas besoin de vous expliquer pourquoi une programmation de 53 projets sur 5 années, dans le numérique, cela doit rester souple, et s’adapter à un environnement pour le moins changeant).

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