Ce billet est la suite (et la fin) de ceci.

Du fait de mon rôle de pivot entre Wavestone, la DDN et plus globalement, l’Université, j’ai vécu toute cette période d’écriture de notre SDN depuis une position privilégiée, et l’expérience, inédite pour ce qui me concerne, a été particulièrement intéressante. C’est le moment du bilan (un peu en vrac).

Concernant l’organisation de la démarche, Wavestone, notre prestataire, a été exemplaire, ce qui a grandement facilité la tenue des délais : le fait de travailler autour d’un planning validé ensemble dès les premiers échanges, et de respecter ce planning, a permis d’éviter que le travail parte dans le sable. Certes, le rythme était soutenu ; certes, cette scansion rapide et précise est assez inhabituelle dans nos institutions ; mais pour ce qui me concerne, j’ai trouvé cela réellement facilitant, en particulier dans les interactions internes avec les services et conseils concernés.

La démarche bottom-up, et la logique de raffinage à mesure qu’on “montait” vers les niveaux top-gouvernance, combinée à des itérations d’ajustements, ont été à mes yeux un autre atout : cela a permis d’impliquer pas mal de monde dans la démarche, et fait qu’au final, ce SDN est bel et bien le SDN de la communauté Universitaire de l’UA, et pas un vague truc monté sur un coin de table par quatre personnes très spécialisées à la fin d’un repas un peu arrosé.

Cette démarche recherchant l’implication maximale a concouru de plus, je pense, à faire émerger la problématique numérique dans des espaces (de décisions et/ou de réflexions et/ou de travail) pas forcément habitués au sujet : il me semble que cela devrait participer à ce qu’on sorte un peu de la logique trop souvent présente du “le numérique, c’est un truc de geeks qui travaillent à la DDN et moi, ça ne me regarde pas” pour arriver sur une logique de type “le numérique, c’est un élément central de l’Université d’Angers, et il nous concerne toutes et tous.”

Toute la phase 3 et la quantification qu’elle supposait, en termes de RH et coûts, comme d’identification MOA/MOAE, a eu par ailleurs deux effets :

• les concepts même de MOA/MOE ont été posés sur la table, et diffusés largement dans les services, pas forcément habitués à ces dispositifs et logiques structurantes. Trop souvent, dans le milieu académique, les projets manquent à mon avis l’étape préalable d’identification du qui fait quoi, et celle de la désignation claire du/de la responsable de projet, ce qui a des conséquences assez délétères ensuite. Ici, en travaillant les projets du SDN avec ces clefs MOA/MOE, j’ai bon espoir que par la suite, la réalisation concrètes des projets se passe au mieux ;
• la quantification, même si elle peut paraître à grosses mailles (mais je pense que globalement, les volumes sont justes, par le principe des vases communicants entre possibles erreurs, entre les projets), a permis de rendre tangible les besoins et coûts et donc, de quantifier aussi l’ambition de l’Université. Dit autrement, nous savons à présent ce que représenteront et pèseront nos choix : politiquement, ce n’est pas rien que de s’engager sur des chiffres précis.

Dans le document final, Wavestone nous a également suggéré des structures d’animation et de contrôle des avancées des projets du SDN. Ce point aussi est un gage, je pense, de réussite.

Évidemment, au final, rien n’est fait : si le SDN est rédigé, il doit encore être voté au CA de juin 2018 pour devenir donc à ce moment une feuille de route opérationnelle. Et c’est là (et en fait dès tout de suite) qu’il va falloir que nous nous en saisissions, non pas comme un objet intellectuel derrière sa vitrine, mais bel et bien, comme un outil du quotidien, vivant, s’adaptant au milieu très mouvant qu’est le numérique, et aussi nous donnant collectivement des directions à suivre, vers lesquelles toute l’Université veut aller, ces directions étant globalement et rapidement :

• une direction assez attendue de consolidation de l’existant (infrastructures, applicatifs) ;
• une mise à disposition de communs numériques,
• un travail vers l’innovation et l’expérimentation
• le tout, en accompagnant les métiers dans les transformations qui se profilent.

Cela ressemble à une belle aventure, non ?

Ce billet est la suite de ceci.

Phase 3 : écrire

Les phases 1 et 2 évoquées dans le billet précédent, on l’a compris, ont permis de voir émerger un ensemble de demandes et besoins en apparence hétéroclites, mais dont Wavestone a pu tirer une organisation en sept grands programmes thématiques comprenant chacun un certain nombre de sous-projets spécifiques, l’ensemble constituant un portefeuille de 53 projets qui, à proprement parler, deviendrait in fine le Schéma Directeur du Numérique.

Le travail ne s’est pas arrêté là à une “simple” ventilation de projets sur de grands programmes. Chaque projet a été de fait quantifié de manière très précise dans ses composantes RH (combien de personnes nécessaires) et dans ses coûts prévisibles hors RH (acquisition de solutions par exemple), et cette quantification s’est faite lors de plusieurs séances de travail entre la DDN et Wavestone.

Par ailleurs, une première ventilation en terme de MOA/AssistanceMOA/MOE/AssistanceMOE a été effectuée, afin de déterminer qui allait faire quoi — parce que ce n’est pas tout d’avoir une liste de projets, encore faut-il savoir comment ils vont être réalisés concrètement, et ce n’est pas une mince affaire. À l’issue de cette première ventilation, nous avons alors contacté les services concernés par la MOA (dit autrement, les services qui, pour chaque projet, seraient “commanditaires” du projet, la DDN étant de fait et par définition la MOE des projets) en leur demandant en particulier de prioriser dans le temps les projets dont ils allaient être porteurs (un SDN planifie des projets, mais on ne peut pas tout faire tout de suite : il faut donc travailler la temporalité globale des X projets et trouver un équilibre tenable).

Tout ce travail de quantification a permis en particulier d’estimer les coûts globaux des X projets (et de constater qu’un budget conséquent était encore à consolider) ; et de démontrer qu’il fallait “détendre” le calendrier, entendre reprogrammer les différents projets en fonction de la réalité des forces en présence VS les envies des services.

On notera au passage que le travail de réalisation du SDN ne s’est pas effectué en vase clos entre la DDN (ou plutôt, bibi et Wavestone. Tout au long des quelques mois qu’a duré cette tâche, de nombres échanges ont eu lieu entre différents acteurs mobilisés/mobilisables/à mobiliser sur le SDN :

• un comité pilote (composé du VP Numérique, du Directeur de la DDN et de votre serviteur) se prononçait régulièrement (lors de réunions téléphoniques, en visio ou en réunion physique) sur les différentes étapes et propositions de Wavestone ;
• Wavestone est intervenu trois fois une heure/une heure trente en CPN pour expliquer la démarche, d’abord ; puis donner des points d’étape ; et faire valider des choix et orientations ;
• enfin, last but not least, Wavestone est également intervenu trois fois une heure/une heure trente en CODIR, en général à la suite des interventions CPN, toujours pour rendre compte des avancées ; et faire valider à un niveau politique haut les options qui émergeaient des travaux menés “plus bas”.

Au final, à l’issue d’un travail plutôt dense commencé fin septembre 2017, la société Wavestone nous a livré le 04 avril 2018 notre SDN rédigé, livraison prenant l’apparence de :

• une trentaine de pages synthétisant la démarche générale, l’organisation en grands programmes, quantifiant et précisant les questions RH et de coûts, ainsi que les organisations de pilotage et de suivi que Wavestone préconise de mettre en place en parallèle au SDN pour aboutir à sa réalisation concrète — c’est le SDN dans son versant “politique” ;
• 53 fiches projets détaillant chaque projet (contenu, calendrier, acteurs mobilisés, évaluations chiffrées) en un A4 par projet — c’est le SDN dans son apparence opérationnelle, et je gage que ces fiches projets seront notre lecture quasi quotidienne dans les cinq années à venir (j’exagère, mais à peine).

Cette livraison, toute récente, a donc marqué la fin de l’intervention du prestataire. Nous concernant, il nous reste à faire valider ce SDN par le CA de l’Université (ce sera l’objet d’un vote au CA du 07 juin 2018).

Ensuite, il s’agira de mettre en œuvre les 53 projets (la fin de quelque chose est toujours le début d’autre chose) en faisant vivre le SDN pour qu’il reste dynamique (je n’ai pas besoin de vous expliquer pourquoi une programmation de 53 projets sur 5 années, dans le numérique, cela doit rester souple, et s’adapter à un environnement pour le moins changeant).

La suite (billet #4)

Ce billet est la suite de ceci.
L’enjeu est de décrire la méthode et les étapes du travail SDN-UA

Le brouillon de CCTP ayant servi de trame à la rédaction de la réponse de Wavestone, ainsi que cette dernière, prévoyaient trois grandes phases de travail dont on trouvera le détail plus bas.
Par ailleurs, nous avions convenu d’un rendez-vous hebdomadaire téléphonique d’une heure environ entre votre serviteur, jouant le rôle de pivot entre Université <-> Wavestone, et notre contact chez le prestataire : ces points hebdomadaires, très précieux, étaient le moment où nous pouvions caler ensemble les avancées du travail, faire le bilan des étapes effectuées, et prévoir les tâches futures.

Le premier RDV téléphonique, qui marque pour moi le démarrage réel de la démarche SDN, a eu lieu le 22 septembre 2017, et le document final du SDN nous a été livré le 04 avril 2018 : le délai peut paraître relativement long mais si l’on enlève les vacances et autres fêtes, et si l’on regarde de près la masse de travail effectué, je peux dire que ça n’a pas traîné.

Concernant les trois grandes phases évoquées ci-dessus, entrons un peu dans leur détail.

Phase 1 : Un état des lieux à 360°

Pour procéder au nécessaire état des lieux préalable à tout projet du type de celui qui nous occupe, Wavestone a procédé à :

• un recueil de toutes les informations (chiffrées/rédigées) que nous étions en mesure de fournir, sur les infrastructures techniques, les ressources humaines, les éléments budgétaires, les descriptifs de projets, etc. autour de la DDN, du Numérique et plus globalement, de l’Université (projets politiques, structures, etc.) ;
• une série d’entretiens directs d’une durée d’une heure trente environ, avec différents acteurs (24 personnes en tout) de l’Université, qu’ils s’agisse de politiques, de doyens d’UFR, et/ou de responsables de services (communs, centraux, ou intra-DDN) ;
• une série d’entretiens directs d’une durée d’une heure trente environ avec les partenaires de l’Université que sont le CHU d’Angers, l’Université Bretagne Loire, Le Mans Université, et Angers Loire Métropole (des rencontres avec d’autres partenaires étaient prévus mais les demandes et relances de Wavestone, accompagnées de notre soutien, n’ont pas reçues de réponses).

Par ailleurs, à cheval entre la phase d’état des lieux et celle de la co-construction, une enquête en ligne à destination des étudiant.e.s, enseignants et personnels de l’Université a été organisée, recueillant un nombre tout à fait honorable de réponses (plus de 2000) très intéressantes (un premier dépouillement a été mis en ligne ici) malgré le nombre important de questions des formulaires ; la période de l’année, autour des fêtes de noël, assez peu propice, d’autant que deux autres enquêtes en ligne venaient de solliciter pareillement nos communautés ; la publicité relativement limitée faite autour de cette enquête ; et le fait enfin qu’une enquête sur “le numérique” lancée par la DDN (dont par exemple, 99% de la communauté étudiante ignore sans doute ce qu’elle est et ce qu’elle fait) n’est pas forcément la chose la plus sexy dont on puisse rêver.

Précisons au passage que je tenais personnellement beaucoup à cette enquête, manière de faire avancer en interne/local la culture bottom-up de l’usager lambda qui n’est pas forcément l’habituelle approche de nos services.

Phase 2 : Co-construire

Une fois cette période d’inventaire réalisée, et parce que nous tenions à “embarquer” le maximum de monde dans le SDN (l’un des dangers repérés étant évidemment que le SDN soit fait par la DDN, pour la DDN, avec le regard hyper-technique de la DDN, le risque étant là d’atterrir loin des besoins réels des usagers finaux), nous sommes alors entrés dans une phase de co-construction des objectifs généraux du SDN (Vers quoi l’Université veut-elle aller, dans le domaine du Numérique, et quels sont les besoins des acteurs ?), co-construction qui s’est manifestée par :

• trois ateliers d’une durée de 3 heures chacun, portant respectivement sur “l’UA du 21ème siècle” ; “le Numérique pour la recherche” ; “Numérique et transformation pédagogique“, qui ont réuni différents acteurs de l’Université ;
• un séminaire de travail conjoint CODIR/CPN d’une journée qui a permis d’impliquer de manière importante la gouvernance politique de l’Université, d’une part ; l’instance de coordination du Numérique, d’autre part.

Concernant les ateliers :

• les personnes présentes ont été sélectionnées/invitées par moi-même après échanges avec Wavestone, et j’ai pris soin de mélanger étudiant.e.s, E.C., administratifs, personnels techniques, de tous niveaux d’actions et de responsabilités, de manière à ouvrir au maximum les échanges et les points de vue (le numérique ne doit en aucun cas, à mes yeux, demeurer une affaire de spécialistes) ;
• les trois thématiques choisies sont celles qui, à l’issue des entretiens de la phase 1, structuraient les problématiques les plus saillantes dans l’ensemble desdits entretiens.

Pour le séminaire CODIR/CPN, il s’est réalisé volontairement après les 3 ateliers, pour pouvoir à la fois recroiser les thématiques issues de la communauté avec le travail du politique et alimenter le politique avec les remontées de la communauté.

Les ateliers et le séminaire ont été animés tout du long par Wavestone, la société déployant des techniques d’animation permettant de faire que ces moments ont été enrichissants et efficaces pour tous les présents, en leur permettant de participer directement et activement à l’une des étapes du SDN (ce n’est quand même pas tous les jours qu’un agent de l’Université peut participer directement à l’élaboration de la stratégie numérique de sa boutique pour les cinq années à venir).

On notera qu’ici, globalement, la logique a été de travailler en bottom > up depuis la “base” de la communauté (enquête en ligne) en remontant par le biais des ateliers (plus ciblés dans leur composition) vers la gouvernance UA (CODIR/CPN).

la suite (billet #3)

Premier billet d’une série de quatre sur l’écriture d’un SDN à l’Université d’Angers

Or donc, voilà que notre VP Numérique demande à la Direction du Développement Numérique (DDN) où je sévis à présent de travailler à l’écriture d’un Schéma Directeur du Numérique (SDN pour la suite de ce billet) : notre Université n’en disposant pas/plus, et la réalisation d’un SDN faisant partie des engagements politiques de l’équipe aux manettes, il était temps de construire ledit document, avec une cible de validation dudit SDN au CA de juin 2018.

Vu mes attributions, il n’était pas illogique que j’accompagne ce travail et me voilà chargé par le Directeur de la DDN et le bureau de ladite DDN, du dossier.

Après discussion préalable, décision est prise de nous faire accompagner par une société de conseil, pour plusieurs raisons assez évidentes dont, en particulier, le manque de temps que nous pouvions consacrer en interne DDN à un tel projet forcément chronophage si on veut le construire sérieusement ; et le fait qu’il nous semblait intéressant d’avoir un avis extérieur sur la trajectoire à prévoir, sur le Numérique, pour l’Université (on voit toujours mieux un objet quand on est en-dehors de l’objet).

Ceci validé, et tous les éléments que nous avions pu collecter sur les coûts prévisibles d’un conseil extérieur montrant clairement que le seuil fatidique (et bas) des sommes au-delà desquelles un marché public est obligatoire serait franchi, les mots marché et CCTP commencèrent alors à clignoter, et votre serviteur, à suer.

Rédiger un CCTP pour ce qui s’avère être une prestation intellectuelle est un peu déroutant (enfin, pour moi) mais heureusement, on trouve sur le Web nombre d’institutions ayant eu la bonne idée de publier leurs propres CCTP pour ce type de marché. Ni une, ni deux, de quelques clics je moissonne, et largement je m’inspire.

En parallèle, un benchmarking auprès d’autres DDN/DSI fait remonter des noms d’entreprises conseillées pour ce type de prestations et surtout, une excellente piste : l’UGAP, dont je découvre que son offre comporte un volet “Prestations intellectuelles” qui peut nous épargner un marché (l’UGAP gère ses propres marchés, ce qui permet de traiter avec les titulaires desdits marchés, très simplement et rapidement, via des bons de commande — ceux qui savent savent le temps que l’on gagne).

Dès lors tout va plus vite : un premier contact avec l’UGAP valide la possibilité pour eux de répondre à notre besoin. Juste derrière, un rendez-vous est organisé entre la DDN, l’UGAP, et l’une des sociétés titulaires du marché “Conseil en système d’information et télécom”, en l’occurrence, la société Wavestone, le but de ce rendez-vous étant de permettre l’expression claire de notre besoin auprès du prestataire, expression de besoin que vient conforter notre brouillon de CCTP (puisque nous étions partis en première intention vers un marché classique).

Quelques jours plus tard, nous recevons une première proposition détaillée de Wavestone, décrivant très précisément dans un mémoire technique conséquent la manière dont pourrait s’organiser leur accompagnement, d’une part ; les coûts de cet accompagnement, d’autre part. Après quelques échanges entre nous et Wavestone, échanges destinés à aligner parfaitement notre demande et leur proposition, nous pouvons valider la commande, sans autre forme de procès, l’UGAP jouant son rôle d’intermédiaire, et c’est parti : le travail d’écriture du SDN de l’Université d’Angers commence.

la suite (billet #2)