Combien ça coûte ?

billet_combien_ca_couteA l’occasion de causeries sur le budget ou les carrières et rémunérations, de l’accueil de stagiaires mais aussi lors de la rédaction d’appels à projets ou d’échanges avec la direction du pilotage et l’évaluation de l’université d’Angers, j’ai réalisé que les ordres d’idées sur “combien coûte une activité ?” n’étaient pas toujours clairs dans l’esprit de chacun et que les notions de “cher” ou “pas cher” étaient souvent basées sur nos “paniers-de-la-ménagère” de particuliers de la classe moyenne.

Puisque visiblement, tout le monde ne prend pas le même plaisir malsain que moi à lire les “jaunes” des lois de programmation budgétaire sur le site “Forum de la performance” (je recommande chaudement si vous avez du mal à vous endormir  si vous voulez comprendre ce qui est fait de vos impôts au niveau “macro”),  je vais faire simple et proposer, à ceux que la question intéresse, un petit recueil d’exemples commentés et un petit calculateur “maison” permettant de bricoler avec un de mes outils de gestion préférés, les estimations de Fermi.

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Prêt de matériel en nombres et en mots

Mise en scène des différents matériels en prêt à la BUALe prêt de matériel est un service offert par la BUA depuis mai 2016. Depuis le premier billet sur le sujet en date de 2017, nous avons vu grandir et se développer le service.

Début 2019, Anne Gourhant, une collègue de Lyon 1 qui a fait son stage FIBE à la BUA en mars 2019 et Tony Châtelain, un stagiaire M2 Bibliothèques ayant travaillé avec nous pendant 4 mois, ont aidé à faire un bilan d’étape de la réception de ce service, tant côté publics que côté personnels, dans le cadre d’une réflexion sur le passage au libre service d’une partie des transactions concernant le matériel. Fin 2018, une étudiante enssib DCB 27, Camille Catudal, avait, elle, rédigé une petite étude de cas sur la communication autour du service de prêt de matériel à la BUA, dans le cadre de son mémoire de recherche.

Ce billet vous donne un aperçu de ces travaux tant quantitatifs que qualitatifs. Plus que les données brutes, ce qui peut intéresser un lecteur professionnel passant sur BUApro, ce sont les méthodes et modalités de questionnement pour comprendre l’appropriation et l’évolution d’un service tant du côté public que des professionnels.

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#BUAtour Bénélux | l’envers du décor

sleep_is_overratedAller voir ailleurs si on est. Les cartes postales vous font peut être envie. L’inspiration et la réflexion sont au rendez-vous. La richesse humaine et l’approfondissement des relations interpersonnelles aussi.

Alors, me direz-vous, pourquoi ne pas le faire plus souvent ? Pourquoi n’est-ce pas plus répandu dans les équipes de BU, et pourquoi directrices et directeurs, ou au mieux cadres, sont-elles souvent les seules à partir prendre l’air et les idées ailleurs ? Voici pourquoi ce n’est [pas que] une histoire d’argent… Continue reading

Bureaux, etc.

IMG_20181017_185818Le ratio mètres carrés d’espaces internes/nombre d’agents à la BUA a baissé ces 10 dernières années, sous l’effet de plusieurs facteurs :

  • accueil dans les locaux de la BU Belle Beille d’une cellule d’innovation pédagogique,
  • rattachement du service archives de l’université à la BUA,
  • accueil de plusieurs stagiaires “longs” (de 1 à 5 mois), dont certains en alternance, chaque année,
  • remise à disposition du public des 4 “salles de travail de groupes” à la BU St Serge requalifiées en bureaux au moment de l’extension et qui dysfonctionnaient en tant que tels (moindres interactions avec le reste de l’équipe, problèmes climatiques quand un espace conçu et ventilé pour 12 est occupé par une seule personne, accès à l’imprimante, aux toilettes…)
  • réorganisation de l’encadrement basé sur le passage fluide des cadres d’un site à l’autre…

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Conséquence : tous les agents (y compris l’équipe de direction) partagent des bureaux collectifs, la cohabitation d’une équipe installée depuis longtemps avec de nouveaux venus est plus fréquente qu’avant et les espaces communs (cuisine, toilettes…) font l’objet d’une fréquentation accrue.

Dans les espaces internes comme dans les espaces publics, quand beaucoup (ou davantage) d’individus aux intérêts divers doivent cohabiter, il peut être intéressant de réfléchir de manière délibérée à comment passer de conventions sociales implicites à une explicitation de ce qui peut faciliter la “vie commune au travail”. Voici notre tentative du moment pour ouvrir un dialogue professionnel sur ces questions.

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Gros garçons, plaids, etc.

bibilles_2Après les demandes relatives aux prêts de salle, la mise en libre service de textiles lavables en BU est l’un des sujets sur lequel nous recevons (et avons en interne) nombre de questions. Voici un point d’étape, très factuel, après plusieurs années d’essais/erreurs sur l’entretien des textiles “de confort” en BU.

Un élément de contexte : nous avons fait le choix d’éviter le plus possible les revêtements plastiques malgré leur robustesse et l’hygiène qu’ils permettent. Donc, voilà des années que nous nous préoccupons de maintenir en état minimal de “désirabilité” et d’hygiène les touches de confort qui apportent un supplément d’âme et de moelleux à nos 2 BU. Nous sommes conscients qu’il s’agit de choix précaires et nous sommes susceptibles de les réévaluer à tout moment…

Le billet “économie domestique et blanchisserie en BU” va donc parler :

  • de chauffeuses en tissu
  • de fat boys (nom de code, gros garçons)
  • de plaids
  • d’inclusion et d’évolution des métiers et compétences

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Assurer la continuité de service

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La BUA ouvre en soirée depuis 2008, le samedi depuis longtemps, et le dimanche depuis 2016 en s’appuyant sur des équipes de moniteurs, des agents de sécurité et des sujétions et astreintes des cadres et/ou volontaires.

Le cadrage général a déjà été détaillé dans deux billets (soirées  et dimanches), mais nous n’avions pas à ce jour diffusé les règles concernant le cadrage du temps de travail des personnels. Les voici.

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Coopérer avec d’autres services : études de cas BUA

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La BUA a plusieurs atouts : 2 grandes BU emblématiques sur Angers, aucune bibliothèque associée à co-gérer et des relations nombreuses avec d’autres services de l’université.

Cette série de 5 billets documente la mise en place et le quotidien de trois partenariats emblématiques au long cours :

ainsi que notre politique délibérée de complémentarité avec d’autres services – avec des fortunes diverses -qui fera l’objet d’un billet présentant une sélection de nos expériences réussies ou ratées les plus emblématiques en la matière.

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Gérer des inscriptions

bouton-inscrivez-vousDepuis quelques années, la BUA, comme bien d’autres, est appelée à gérer de plus en plus d’inscriptions en ligne :

  • ateliers libres Zotero (40 à 50 séances programmées en début d’année), ateliers clinical solving, visites professionnelles BUAPro
  • Bibcamps internes, ubibcamp
  • Organisation d’événements de type Cyclobiblio et usage des outils Google
  • Inscriptions des lecteurs extérieurs avec paiement en ligne
  • Réservations de salle
  • Rendez-vous avec un bibliothécaire

Nous tâtonnons énormément, n’avons pas trouvé de solution idéale, mais avons appris deux ou trois choses qu’il me paraît intéressant de documenter et partager ici, histoire que nos expériences et mésaventures puissent peut-être servir à d’autres.

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BIBA+Camp ou la formation professionnelle formative


Atelier optimiser l'usage du mail

Au-delà de l’effet de mode, déjà passé, des bibcamps, le BIBA+Camp est une action de formation professionnelle interne que la BUA organise depuis 2015. Cette action de formation destinée aux personnels de la bibliothèque a lieu sur une seule journée, au sein d’une des 2 BU, massivement désertée par les étudiants en début d’été.

Nous organisions depuis 2008 des cycles de formation en interne en proposant à l’ensemble des agents de bénéficier aisément d’une offre de formation professionnelle de proximité, dans des formats brefs de 2h animés par des collègues, souvent cadres, mais pas exclusivement. Ces formations étaient destinées à mettre à jour des connaissances, à conforter des compétences et découvrir de nouveaux environnements et outils professionnels. Voici un exemple du programme 2014.

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Or, au bout de 5 ans, ces cycles de formation avaient montré leurs limites, mobilisant de nombreux agents sur 6 à 8 semaines, nécessitant une organisation lourde en termes de plannings, et pesant sur l’organisation de l’accueil, au risque d’exclure certains collègues.

1. Qu’est-ce que le BIBA+Camp ? Continue reading