#BUAtour Bénélux | l’envers du décor

sleep_is_overratedAller voir ailleurs si on est. Les cartes postales vous font peut être envie. L’inspiration et la réflexion sont au rendez-vous. La richesse humaine et l’approfondissement des relations interpersonnelles aussi.

Alors, me direz-vous, pourquoi ne pas le faire plus souvent ? Pourquoi n’est-ce pas plus répandu dans les équipes de BU, et pourquoi directrices et directeurs, ou au mieux cadres, sont-elles souvent les seules à partir prendre l’air et les idées ailleurs ? Voici pourquoi ce n’est [pas que] une histoire d’argent…

D’accord, c’est d’abord une histoire de coût… Une chambre individuelle dans un 2 étoiles de base en centre ville d’une grande ville européenne avec petit déjeuner revient facilement à 120 € par tête. Ajoutez à cela des vols, des repas au restaurant, des taxis peut-être et une sortie de 3 ou 4 jours auto-organisée chiffre vite autour de 1000 € par personne, bien davantage s’il s’agit de tours clés en mains façon Learning Expedition (j’avais vu ce genre de truc dans l’Ouest américain autour de 4000 € pièce), ce qui rend délicat de faire partir plus de 4 à 5 personnes sur un budget mission classique. Ce moment privilégié de construction d’une culture d’équipe (voir par exemple cette agence spécialisée en la matière : https://www.mylearningexpedition.com/) est souvent inaccessible à nos budgets contraints d’agents publics vertueux.

Bref, pour proposer à une partie importante de l’équipe de la BUA de partir la même année et nourrir la réflexion collective sur les projets futurs du service, la BU avait obtenu un budget missions plus élevé que d’habitude – ie 18 000 € en 2019 – qui a également permis de financer les expéditions en Normandie ou à St Etienne d’autres personnes de l’équipe, quelques départs en formation et une partie du congrès Uxlibs à Royal Holloway à Maud et moi. Dans tous les cas, pour faire partir 19 personnes à l’étranger, nous devions trouver moyen de limiter le coût autour de 500 à 600 € maximum par personne.

Se déplacer

navionAvion ou train ? Ma fibre écolo me pousse volontiers à préférer le train. Un aller Nantes-Amsterdam pris par l’agence de voyage de l’université chiffrait à près de 200 € par train pour 6 heures de voyage, et 2 correspondances et autour de 4 heures (voiture/train/attente aéroport) et 100 € pour l’avion. Idem pour le retour. Ne parlons pas de Copenhague ou du Luxembourg. Bref avion, pour un rapport temps/prix imbattable sur ces distances là.

Voiture de service, véhicule personnel Transporter 11 personnes au meilleur prix est possible en remplissant bien 2 voitures. J’ai prêté mon véhicule personnel, assuré pour un usage professionnel et moyennant une trentaine d’euros d’essence et 80 € de parking aéroport, chacun était transporté pour 10 € aller-retour à Nantes.

Transferts en itinérance En l’absence de voiture, les transports en commun et la marche à pied sont des passages obligés, sauf à louer un minibus et son chauffeur (carrément hors de prix sur 4 jours). L’agence de voyage de l’université n’est parvenue à prendre qu’un billet sur 2 au tarif groupe. Pas mal de travail (et de sensibilisation aux enjeux de l’utilisabilité) pour prendre des e-billets auprès de compagnies néerlandaises, belges et luxembourgeoises… sans que personne ne se trompe de date (spoiler, c’est bien sûr arrivé). Les correspondances réservent toutes sortes de surprises : les villes à 4 gares – mention spéciale à Anvers et à la collègue qui a réussi à nous faire tous remonter après une sortie une gare trop tôt après une erreur des guides improvisés, le retard du train lorsque quelqu’un vous attend pour une visite, ou plus drôle, lorsque vous avez une correspondance (et que vous la ratez). Bref, en 27 sauts de puce en variant les modalités de déplacement et 50 000 pas et plus (quelques 45 km à pied) ne nous étonnons pas d’avoir eu 4 ou 5 jolies galères, stressantes si ce n’est bloquantes.

delft_train

Deux trucs nous ont sauvés sur le #BUAtour Benelux :

  • la consultation en ligne des sites pour rattraper le coup une fois une correspondance ratée ou un retard de train pris,
  • ne jamais viser le dernier train de la journée vers la destination recherchée.

Google maps pour les transferts à pied dans une ville inconnue reste une valeur sûre, et j’ai même pu m’exercer au délicat exercice de guider le groupe depuis l’arrière sous une pluie battante me rappelant les grandes heures de cyclobiblio (excellent séminaire de formation continue en matière de voyage professionnel).

Le coup de la panne Comme de juste, après un  voyage de retour en avion sans histoire, nous avons découvert à 22h30 que les feux de croisement de la voiture de service étaient tous deux HS. Le fait d’avoir un second véhicule pour rapatrier les gens les plus fatigués- et éviter de gérer un groupe de 11 sous le crachin- s’est révélé précieux, ainsi que le soin apporté à laisser dans la boîte à gants toutes les informations d’assurance et de rapatriement. Dans ce genre de cas, être deux (+ un vaillant stagiaire conservateur, remarquable dans le maintien du moral des troupes) en responsabilité pour scinder le groupe, prendre en charge la conduite, etc. s’est révélé précieux.

Se loger

Collé-serré : Il y a quatre leviers pour maintenir les coûts de nuitée dans les limites des budgets alloués :

  • Partager les chambrées,
  • Baisser le standing des logements,
  • S’éloigner du centre ville,
  • Avancer les frais.

Le temps étant un bien précieux et les transport un facteur d’incertitude dans un voyage dense, j’ai délaissé – peut-être à tort- la troisième option (prendre des logements en périphérie des villes) et cherché des hôtels bien situés permettant à plus de 2 personnes de partager une chambre et une salle de bain privée. J’avais prévenu en amont que telle serait la contrainte des volontaires pour participer aux voyages d’inspiration et les gens y étaient mentalement préparés (même si cela nous a pesé à tous ou presque. ..) Il est bien évident qu’il n’y avait pas deux poids deux mesures et que j’étais logée à la même enseigne que les autres.

Cimex Lectularius : La première nuit du voyage Bénélux laissera à beaucoup un souvenir cuisant suite à une très regrettable erreur d’estimation de ma part. A Rotterdam, plutôt qu’une honnête auberge de jeunesse, j’avais sélectionné ce qui se présentait comme un hôtel 3 étoiles avec des chambres famille, doté d’une note moyenne de 7,5 sur booking au moment de la réservation, très bien situé, laissant une impression pas enthousiasmante mais pas inquiétante non plus. Je n’avais pas remarqué en avril de gros signal d’alerte. Or, j’ai omis de vérifier les commentaires récents et d’autres plateformes que booking : une invasion de punaises de lit touche visiblement le bouge qu’était ce prétendu hôtel 3 étoiles depuis 3 mois… Nous arrivons à Rotterdam à 20h30, à l’hôtel à 20h45. Nous nous enregistrons et payons, fatigués et affamés, malgré une première impression désagréable dans le hall. A 20h50, Frédéric Desgranges lance l’alerte punaises après en avoir vu plusieurs se promener tranquillement sur les draps, et demande à changer de chambre immédiatement dans un premier temps. Nous sommes toutes et tous extrêmement mal à l’aise, vérifions frénétiquement les nôtres sans rien voir.
cimex_lectularius

Confrontée à ce cauchemar d’accompagnateur de voyage organisé, terrifiée à l’idée que nous ramenions des parasites et soyons victimes de piqûres tout le séjour, je décide que plaie d’argent n’est pas mortelle et engage personnellement les 500 € pour changer notre groupe d’hôtel à 22h : notre groupe sera donc logé dans une espèce d’auberge de jeunesse conceptuelle, proche des cocons de sommeil à la japonaise, où s’empilent sous 1 mètre de plafond des lits 2 places, exigus, étouffants mais d’une propreté impeccable. La résilience du groupe des collègues face à cette situation stressante, et la capacité qu’a eue chacun de prendre sur lui/elle pour partager les petites cellules de sommeil  (ou trouver une alternative) a été admirable, même si la nuit a été courte et mauvaise pour nombre d’entre nous, et nos cauchemars plein de petites bêtes [Illustrations de Illustrato iconographica insectorum...] / A. J…. https://gallica.bnf.fr/ark:/12148/btv1b23002416/f19.item.r=cimex)

Ce genre de situation, dont je me sentais entièrement responsable, ne laisse pas de place à la tergiversation, et la décision de perdre personnellement de l’argent n’était rien face à la crainte d’imaginer des gens touchés dans leur hygiène et leur intégrité physique. Il peut paraître cynique de dire que c’était un excellent exercice managérial grandeur réelle de gestion de crise, mais avec le recul, maintenant que tout le monde est rentré sain et sauf sans démangeaisons inopportunes, je pense avoir beaucoup appris de moi même et de la capacité de solidarité et de résistance à l’adversité d’une équipe, grâce à cette affaire peu ragoutante.

Les deux autres logements, une auberge de jeunesse classique à Delft et un Ibis récemment rénové à Belval à Luxembourg nous ont paru paradisiaques après les aléas de la première nuit, même si une des limites des itinérances collectives est la fatigue d’un groupe et des personnes qui le composent après des nuits hachées loin de chez soi, quelle que soit la qualité du logement… sans parler du stress de partager sa chambre en ayant peur de ronfler, de déranger, d’être dérangé.e, et des us et coutumes campanaires locaux (ding-dong fait le beffroi de Delft tous les 1/4 d’heures toute la nuit en réponse au clocher d’à côté).

Se restaurer (et rassurer sur la possibilité de se restaurer)

Sur le pouce : Dans un programme serré, c’est un souci : à deux reprises, pendant la crise des punaises, et suite à un retard de train, les repas ont été purement et simplement sautés ou réduits à leur plus stricte expression.

boire_et_manger

Plaire à tout le monde est difficile, surtout autour de 15 €. Heureusement, il y a les italiens et les brasseries… Le sur le pouce avec achat en supérette ou super marché a son charme de ce point de vue par rapport aux restaurants. Les moments de convivialité restent à discrétion de chacun, avec sobriété bien sûr !

Garder du temps pour un bon repas partagé avec notre collègue luxembourgeoise a été une très bonne idée, nous permettant de nous poser et de trinquer à la fin des épreuves / à la réussite du voyage  ou plutôt comme l’a conclu une de nos collègues “à nous” !

Stress, confiance, solidarité et résilience.

Partir ou ne pas partir n’est pas qu’une question de coût ou de goût : c’est avant tout une question de gestion du stress, de capacité à assumer et gérer les conséquences démultipliées lorsque l’on se trompe “pour le groupe” , de garder un peu de calme et de bonne humeur quand plus personne n’en a en stock et d’observer la manière dont le / la moins fatigué.e tend la main à celui ou celle qui n’en peut plus, ainsi qu’une question de confiance dans la capacité d’adultes à donner le meilleur d’eux mêmes quand la situation devient compliquée. Nous l’avons vécu, nous y avons survécu. Et c’était peut être un des plus beaux enseignements collectifs de ce voyage #BUAtour Bénélux riche à tous points de vue.

sur_la_routeEt c’est aussi pour ça que nous travaillerons les restitutions, que je compile billet sur l’envers du décor et cartes postales, et que j’essaierai de faire entendre à chacun pourquoi dire en blague “alors, c’était bien les vacances ?” à des collègues revenant de voyage professionnel est un déni de beaucoup d’engagement et d’abnégation pouvant être mal vécu par ceux qui s’y trouvent exposés.

Les voyages ne forment pas que la jeunesse…

 

PS : oui, on pourrait aussi parler des toilettes et pauses pipi. Mais je ne veux pas passer pour une monomaniaque.