Bureaux, etc.

IMG_20181017_185818Le ratio mètres carrés d’espaces internes/nombre d’agents à la BUA a baissé ces 10 dernières années, sous l’effet de plusieurs facteurs :

  • accueil dans les locaux de la BU Belle Beille d’une cellule d’innovation pédagogique,
  • rattachement du service archives de l’université à la BUA,
  • accueil de plusieurs stagiaires “longs” (de 1 à 5 mois), dont certains en alternance, chaque année,
  • remise à disposition du public des 4 “salles de travail de groupes” à la BU St Serge requalifiées en bureaux au moment de l’extension et qui dysfonctionnaient en tant que tels (moindres interactions avec le reste de l’équipe, problèmes climatiques quand un espace conçu et ventilé pour 12 est occupé par une seule personne, accès à l’imprimante, aux toilettes…)
  • réorganisation de l’encadrement basé sur le passage fluide des cadres d’un site à l’autre…

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Conséquence : tous les agents (y compris l’équipe de direction) partagent des bureaux collectifs, la cohabitation d’une équipe installée depuis longtemps avec de nouveaux venus est plus fréquente qu’avant et les espaces communs (cuisine, toilettes…) font l’objet d’une fréquentation accrue.

Dans les espaces internes comme dans les espaces publics, quand beaucoup (ou davantage) d’individus aux intérêts divers doivent cohabiter, il peut être intéressant de réfléchir de manière délibérée à comment passer de conventions sociales implicites à une explicitation de ce qui peut faciliter la “vie commune au travail”. Voici notre tentative du moment pour ouvrir un dialogue professionnel sur ces questions.

IMG_20181024_205950Un premier travail sur le bureau des cadres avait été tenté au cours de l’été 2018 entre 6 personnes devant partager un espace limité : comment concilier besoin d’ordre de certains et tolérance au désordre d’autres, pratiques en matière de rendez-vous téléphoniques, de concentration, d’interruptions, de musique…

Nous avions juste discuté entre nous sur une liste d’items en prenant en note nos préférences sur un tableau effaçable et avions ressenti que l’important avait été d’échanger plutôt que de formaliser et que la clé était de se parler et d’échanger régulièrement sur notre cohabitation.

L’organisation d’une journée d’ateliers sur les espaces internes en BU, en novembre 2018, avait été pour moi l’occasion de réfléchir à la notion de confort dans les espaces professionnels et de tester des prototypes d’outils de travail collaboratifs (tri de cartes notamment) – voir V1 ci-dessous.

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Face à l’intérêt que nous avons trouvé à ces deux premières tentatives à petite échelle, nous avons, début mars 2019, mis le thème des “bureaux et espaces collectifs” au menu d’une 1/2 journée banalisée (temps de travail collectif qui a lieu 5 à 6 fois par an, pour travailler ensemble sur le cadre de travail au sens large) : 1h sur les 2h30 de rencontre a été consacrée à ce travail divisé en 4 temps :

  1. Les préférences individuelles de confort, sur la base du tri de cartes que j’avais conçu, relooké pour l’occasion par Maud Puaud et Anne Gourhant
  2. Un listing des demandes individuelles d’équipement
  3. Les conventions collectives par bureau
  4. Les conventions collectives des espaces communs

Voici le fichier téléchargeable et imprimable de la trame de réunion utilisée pour ces 4 étapes (avec le tri de carte en CC utilisable à volonté).

Télécharger (PDF, 508KB)

La séance a été animée et les échanges nombreux. Le SAV d’un tel travail reste délicat à faire : passer d’une somme de contributions en sous-groupes à un cadre collectif à faire vivre au quotidien n’est pas gagné !

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Voici comment nous envisageons de travailler sur la base des éléments collectés :

Pour chaque site :

  • diffusion de ce qui fait consensus (principalement ce qui touche à l’hygiène) mis par écrit et affiché dans cuisine + questionnement régulier lors de temps collectifs
  • affichage cuisine des propositions contradictoires + vote en cuisine (concerne principalement certains points d’hygiène + la cohabitation de certains usages des lieux)
  • Présentation en réunion d’équipe mensuelle (REP) sur suites données aux demandes individuelles et sur ce que fait le service / ce qu’il ne fait pas
  • Expliquer rapidement la démarche aux autres personnes utilisant les espaces communs
    • proposer de rejouer l’animation dans l’équipe partageant les espaces communs avant partage dans les espaces (un raté sur ce point, un CR provisoire et partiel ayant été affiché à la cuisine, et un délai déjà assez long s’étant écoulé)
    • moniteurs, contractuels, stagiaires : préparer un kit bienvenue, avec trombinoscope équipe du site + organigramme + A3 chiffres et valeurs + verbalisation systématique règles cuisine.
  •  Pour les bureaux : mise à disposition du document vierge pour que chaque bureau le travaille comme il l’entend sur la base du travail commun fait ensemble et choisisse d’afficher ou non ce qu’il veut.

Ce retour d’expérience partiel illustre une de mes préoccupations du moment : comment passer de l’implicite à l’explicite sur la vie au travail au sens large, comment parler sereinement de sujets qui touchent chacun.e dans sa part d’intime (manger, utiliser les toilettes, habiter son bureau), bref, pour reprendre le titre d’un livre très éclairant sur le sujet de la cohabitation des corps dans un espace professionnel “comment [apprendre à] dire à un collègue qu’il sent mauvais sous les bras”.

Je ne suis pas certaine que tous les conflits puissent et doivent être résolus, mais la direction de la prévention de l’UA, à qui je parlais informellement de notre expérience du matin le jour de la réunion, s’est montrée intéressée par une approche concrète et pragmatique d’un des RPS les plus fréquents : la difficulté à trouver un espace “sûr” pour parler des irritants du quotidien et chercher à les atténuer collectivement.

IMG_20181024_110532Disponible dans quelques BU : http://www.sudoc.fr/160616875 !