Gérer des inscriptions

bouton-inscrivez-vousDepuis quelques années, la BUA, comme bien d’autres, est appelée à gérer de plus en plus d’inscriptions en ligne :

  • ateliers libres Zotero (40 à 50 séances programmées en début d’année), ateliers clinical solving, visites professionnelles BUAPro
  • Bibcamps internes, ubibcamp
  • Organisation d’événements de type Cyclobiblio et usage des outils Google
  • Inscriptions des lecteurs extérieurs avec paiement en ligne
  • Réservations de salle
  • Rendez-vous avec un bibliothécaire

Nous tâtonnons énormément, n’avons pas trouvé de solution idéale, mais avons appris deux ou trois choses qu’il me paraît intéressant de documenter et partager ici, histoire que nos expériences et mésaventures puissent peut-être servir à d’autres.

1. Ateliers libres, visites professionnelles BUApro : le test Eventbrite (2016-2018)

atelier_eventbrite

Eventbrite est une plateforme américaine de billetterie. Il y en a d’autres (weezevent, etc.)

Les + à l’usage d’Eventbrite

  • gratuite pour les événements gratuits
  • prise en main rapide
  • mise en page d’apparence soignée avec image personnalisable et adresse précise
  • paramétrage des mails de contact aux inscrits assez aisé
  • plateforme assurant la visibilité des événements “locaux” (cela ne nous a jamais apporté une inscription)
  • statistiques de consultation
  • lien twitter “parlant”

Les points qui nous posent problème dans Eventbrite

  • envois des mails aux inscrits massivement classés en spam et donc inefficaces ;
  • prise en main pas si rapide que ça dès qu’on doit paramétrer des événements multiples ;
  • le côte “vente de billets” pour quelque chose de gratuit + ergonomie pas si bonne qu’il n’y paraît lors des inscriptions aux ateliers libres à dates multiples ;
  • sans doute suite à une fausse manœuvre de notre part, une adresse du formulaire qui n’est pas restée stable… et a donc pointé une ou deux semaines sur un message “événement terminé” sans que nous nous en rendions compte alors qu’il restait des séances… auxquelles personne ne s’inscrivait ;-)
  • pas de protection des données personnelles des usagers et des CGU inquiétantes (non conformes RGPD voire carrément abusives)
  • par d’intégration dans le site web BUA autrement que par un lien hypertexte.

Le problème principal est le contact via Eventbrite pour les mails de rappel automatisés : nous avions choisi l’application principalement pour cette raison et nous simplifier la vie et être sûrs que les rappels partaient bien automatiquement 2 jours avant les séances. Le fait que les mails envoyés se retrouvent en spam chez nos étudiants est un point noir bloquant. Nous n’avons pas eu plus d’inscrits en utilisant cette plateforme qu’en mettant à jour un formulaire basique sur le site web de la BU, donc le côté “joli/soigné” n’est pas un argument marketing efficace…

Bref, nous cherchons une autre solution avec un cahier des charges mettant l’accent sur l’ergonomie et la protection des données de nos usagers. En test en ce moment Pretix, européen, intégrable dans un site web : https://pretix.eu/about/en/. [MAJ septembre 2018 : test non concluant, interface en anglais déroutante pour les collègues. Nous repartons avec eventbrite pour 1 an…)

 2. Bibcamps internes, ubibcamp

bibacamp2017

Nous organisons chaque année depuis 2014 une journée d’ateliers destinés aux collègues de la BU sous une forme de “bibcamp” nommé BIBA+Camp et avons réactivé les acquis de  cette expérience lors de l’organisation de #Ubibcamp2017 à Lille.

Là encore beaucoup de tâtonnements pour proposer une jauge aux ateliers et adapter l’offre à la demande…

Nous optons aujourd’hui pour une démarche en trois temps :

1. Connaître le nombre de participants potentiels + centres d’intérêt : nous avons pu passer par Eventbrite (Ubibcamp) ou un formulaire Drupal dans notre intranet (collecte, nom, prénom, mail + liste de propositions au choix, demander de prioriser les 4 ou 5 qui intéressent le plus)

2. Gérer les inscriptions aux ateliers avec une jauge mise en place en fonction des centres d’intérêt déclarés (duplication des ateliers les plus demandés, etc.)

3. Editer des programmes personnalisés via fichier Excel + fusion Word (nous utilisons MSoffice pour cette fonction, mais c’est aussi possible avec OpenOffice) pour donner le matin à chaque participant son “menu personnel” d’ateliers au cours de la journée (et l’aider à se souvenir de ses choix faits quelques jours avant  ;-)

En pratique pour gérer des inscriptions à des ateliers avec jauges, nous avons été convaincus par Evento, la plateforme d’organisation de réunion et événements de Renater.

evento

Les + à l’usage d’Evento Renater

  • Protection des données
  • Gratuit et institutionnel
  • Gestion fine des jauges et paramétrages étendus
  • Permet de montrer ou masquer les participants déjà inscrit aux nouveaux inscrits
  • Possibilité aisée pour récupérer des fichiers CSV de participants
  • Envoi de mails de confirmation voire rappel aux participants
  • Mise en page basique mais claire
  • Partage aisé de l’administration d’un formulaire d’inscription
  • Identification Shiboleth
  • Peut être ouvert à la communauté non Renater pour les inscrits

Ce qui reste limitant (et fait que nous n’optons pas tout bêtement pour Evento pour tout)

  • Interface certes claire, mais peu personnalisable (les images sautent à chaque mise à jour du formulaire – fin 2017)
  • Demande un petit coût d’entrée en temps de cerveau pour la prise en main – prévoyez une heure pour un événement complexe avec jauge…
  • Une fois l’événement passé, archivage de courte durée – rend difficile la duplication de paramétrages d’une année sur l’autre
  • pas d’intégration possible dans interface site web BU

Les programmes personnalisés facilitent le fonctionnement des journées d’ateliers où tout le monde ne fait pas la même chose au même moment. Les gens oublient où ils se sont inscrits, ne savent pas où se trouve la salle, etc. L’édition d’un petit programme A6 nominatif remis à chacun le matin où ne se trouvent QUE les ateliers auxquels participe la personne fluidifie vraiment l’organisation.

Evento permet l’extraction aisée de fichiers CSV les participants par événements. Pour simplifier les choses, il faut veiller à ce que la formulation de l’inscription soit la même que celle du programme.

Un travail sur le tableur permet de mettre au propre une liste des participants avec leurs ateliers pour préparer la fusion/publipostage dans le traitement de texte.

  • lignes, nom des participants
  • colonne : ateliers (ligne de titre simple) pour faire simple, mettre dans la colonne toute la description de l’atelier (horaires, intitulé, animateur, lieu)
  • Il y a autant de colonnes que d’ateliers mais chaque participant à chaque ligne n’a que les colonnes des ateliers auquel il est inscrit qui sont complétées avec l’intitulé complet (on peut faire des concaténations si on aime vraiment les formules).

bibacamp

Ensuite, la fonction Fusion/Assistant publipostage du logiciel de traitement de texte permet, pas à pas, de préparer la mise en page en A4 des programmes personnalisés en appelant les différents champs du tableur. Apprendre à utiliser cette fonction publipostage est un bon investissement : les tutoriels très bien faits sont légion (Excel + Word ou Calc + Writer) et moyennant une heure de tâtonnements et d’essais-erreurs on comprend facilement le mécanisme de la fusion (appeler les données d’un tableur dans un document texte) : les occasions de remobiliser cette compétence sont légion (édition de badges, documents comptables, attestations de toutes sortes…)

bibacamp_inscrits

Mettre en oeuvre ce qui précède vaut la peine si on est amené à organiser des journées complexes, pour plus de 30 participants. Pour des projets plus modestes, des solutions analogiques sont tout aussi efficaces et beaucoup moins complexes à mettre en oeuvre.

S’il s’agit seulement de faire trois groupes sur 2 séances successives avec une vingtaine de personnes, on peut se passer de toute cette technologie et utiliser un tableau blanc ou trois feuilles de paperboard, noter clairement une jauge pour chaque groupe, donner et répéter une consigne claire, et laisser les gens s’inscrire spontanément. Prévoir 15 à 20 minutes et un peu de flottement !

3. Mettre une jauge dans Google Form pour des événements ponctuels

On peut, pour des raisons de praticité, de gratuité, de facilité décider d’utiliser Google Form. Je ne reviens pas sur les questions de protection des données personnelles et nous sommes tous conscients de ce qui peut se jouer dans la gratuité des services performants mis à disposition par la firme de Mountain View.

Les avantages des formulaires Google Form sont la gratuité, l’ergonomie, la rapidité de mise en oeuvre et la possibilité de mêler toutes sortes de champs, de créer des réponses conditionnelles, etc.

Je trouvais qu’il y manquait une fonction de jauge permettant de rendre indisponibles les champs lorsque la jauge d’un atelier est atteinte. J’ai découvert à l’occasion de l’organisation du Cyclobiblio Angelle l’existence d’une app gérant cela. Pour ceux qui, pour une raison ou une autre, font appel à Google form, un excellent tutoriel permettant l’utilisation de l’App FormRanger est disponible sur Youtube : https://www.youtube.com/watch?v=99GGJdym4co.

Il y a bien sûr des tas d’outils payants avec versions gratuites qui permettent de faire des choses très bien : Survey Monkey, Lime survey, etc. et pour la beauté des interfaces Typeform - je les connais mal, et comme Google form, ils ne m’ont pas paru optimisés pour les inscriptions (voir le pourquoi du comment de notre choix d’Eventbrite).

 4. Inscription payante des usagers extérieurs par carte bancaire

L’université d’Angers a développé son propre service de formulaires d’inscription, dit FUA : le principal intérêt est le lien avec Paybox, admis par l’agence comptable, qui permet de gérer les paiements par carte bancaire. Le système est robuste, avec un back office suffisant, un peu frustre (et frustrant) en termes esthétiques et ergonomiques.

inscription

Je mentionne juste cela pour dire que c’est possible et que si vous ressentez le besoin de mettre en place une interface de paiement en ligne, cela est tout à fait possible, moyennant une discussion avec la direction des services informatiques et l’agence comptable.

Pas de lien SIGB : l’inscription se fait à la main, ce qui est tout à fait gérable vu les flux.

5. Réservation de salles

Cette question fera l’objet d’un billet dédié. Nous avons fait le choix de l’application Affluences avec des serrures à code Spartime (solution retenue par Liliad) pour contrôler l’accès aux salles à l’aide d’un code envoyé par Affluences.

affluences_resa

De nombreuses pannes des boîtiers Spartime (nous avions pris l’entrée de gamme autour de 500 € sur des portes ayant déjà 20 ans d’âge) nous ont permis de constater que l’autorégulation marchait assez bien et qu’il est possible de déployer la réservation en autorégulation sans serrures à code.

Si vous avez des questions sur ce point, la personne ressource est Catherine Fais.

 6. Rendez-vous avec un bibliothécaire

Le service est encore en version de test : la solution choisie est tout bonnement la mailing list, permettant un dialogue fin entre la personne demandant un rendez-vous et l’équipe de bibliothécaires susceptible de le recevoir.

Maud Puaud est la personne ressource sur ce service et fera peut être un billet lorsqu’il aura atteint sa vitesse de croisière…